Жизнь документа
Руководством поставлена задача: разработать «Положение о кадровой службе». Работа поручена начальнику кадровой службы Наумову Н.Н.
Для реализации задачи была создана рабочая группа «Кадровая политика».
Прежде всего, Наумов должен подготовить проект документа, учитывая пожелания других участников рабочей группы. Самое замечательное, что с участниками рабочей группы можно даже не встречаться!
Он открывает допуск другим участникам рабочей группы и включает возможность сохранения предыдущих версий (так удобнее готовить документ).
Чтобы начать обсуждение документа, следует воспользоваться сервисом «Внутренней почта». В карточке документа нужно нажать «Отправить», а затем подготовить сообщение, которое будет приглашением к дискуссии. Получатели и ссылка на документ будут поставлены автоматически.
С этого момента начинается групповое обсуждение документа. Другие участники смогут увидеть приглашение к обсуждению в разделе «Входящие сообщения».
Для удобства документ также можно опубликовать. Теперь документ будет виден в таблицах «Новые документы» и в виджетах (только у тех, кто допущен).
В карточке документа видно, сколько человек уже ознакомилось с документом, кто и когда. Теперь нужно дождаться реакции членов рабочей группы.
В карточке появилась ссылка на дискуссию.
Ответы видны всем участникам дискуссии, а не только Наумову. Это настоящее групповое обсуждение.
Наумов собирает все замечания и вносит изменения в документ. Затем он сохраняет новую версию и рассылает новое приглашение к обсуждению.
Поскольку возражений больше нет, Наумов меняет статус документа на «Готов». Теперь документ можно отправлять на согласование и утверждение.
Для данного документа требуются визы Петрова П.П. и юриста Демца, который уже принимал участие в обсуждении документа в составе рабочей группы.
Создается копия документа, допуск к которой имеют Петров и Демц. Документ отправляется на согласование.
Демц видит, что ему пришел документ на согласование в разделе «Входящие сообщения» внутренней почты.
Демц открывает карточку документа. Он может либо визировать документ, либо отправить на доработку. Во втором случае откроется редактор сообщения внутренней почты.
Вот, наконец, все визы получены. Теперь самое время направить документ на утверждение генеральному директору. Опять создается копия документа, получателем указывается Иванов Иван Иванович. Документ направляется «На утверждение». Технологически утверждение аналогично визированию, поэтому не буду его подробно описывать.
Вверху утвержденного документа стоит штамп УТВЕРЖДЕН. Если кликнуть по нему, откроется список подписавших документ (предусмотрена возможность направлять документ на утверждения нескольким начальникам).
Если документ утвержден, его копию можно сохранить в раздел «Внутренние документы компании».