Обмен электронными документами - важный модуль интранет портала EXXO.ru, позволяющий сотрудникам компании открывать доступ к своим электронным документам, а также позволяет организовать структуру папок и документов компании, находящихся в общем доступе. Каждый сотрудник организует самостоятельно многоуровневую структуру папок (которая не зависит от структуры каталогов файловой системы сервера). Все файлы хранятся в базе данных в виде бинарного кода, снабженные дополнительными атрибутами в виде названия (отличается от имени файла), описания и тэгов (ключевых слов). Заданные атрибуты позволяют проволить быстрый и точный поиск нужного документа.

Начиная с версии 1.6 в интранет-портале появилась возможность организовывать групповой и персональный доступ к документам, а также присоединять к документам теги Базы знаний.

Все операции с папками и документами осуществляются на Странице редактирования. Работа в структуре каталогов очень напоминает работу в привычном файловом менеджере. Можно легко создавать многоуровневую структуру с вложенными папками, сохранять файлы, менять название и параметры документа, переносить папки и документа в другое место. Удалять папки и документы. Допуск странице редактирования имеет только владелец файлов, а также модератор.

Начиная с версии 1.6 все свойства документа можно редактировать на Странице свойств документа.

Название - выбирается владельцем документа самостоятельно.

Описание - выводится в списках и результатах поиска после названия. Дает пользователю интранета представление, что это за документ.

Ключевые слова - слова или фразы, характеризующие документ. Нужны для поисковой машины интранет-портала. В отличие от тегов Базы знаний, придумываются владельцем документа самостоятельно.

Теги - теги Базы знаний выбираются владельцем документа из иерархической структуры тегов, созданной централизованно. Чем ответственнее в компании будет организована эта работа, тем эффективнее будут использоваться накопленные знания в будущем. Необходимы для правильного хранения и поиска информации о документе в Базе знаний.

Допуск - важнейший инструмент организации групповой работы в интранет-портале. Владелец документа сам определяет круг допущенных лиц. Это может быть весь коллектив компании, либо сотрудники подразделения, в котором работает владелец документа, либо члены рабочей группы, в которой состоит владелец документа, или участники проекта, в котором он принимает участие. Владелец документа может и сам составить список лиц, кому адресован документ. Сотрудники компании, у которых нет допуска к документу, не видят его в списках и не смогут открыть.

Структура папок и файлов Интранет-портала состоит из двух частей: это документы и папки компании и документы и папки сотрудников. Документы и папки компании имеют только общий доступ. Это документы, содержащие справочную информацию, необходимую всем. Структуру папок компании формирует специально назначенное лицо. Остальные сотрудники могут лишь открывать эти файлы.

Структуру папок и документов сотрудников формируют сами сотрудники. Они сами устанавливают допуски на свои файлы.

Узнать о последних документах, к которым у вас есть допуск, можно с помощью сервисов "Новы документы" и "Новые документы компании", или с помощью одноименных виджетов.

Посмотреть файлы и папки интересующего вас сотрудника можно, зайдя в его структуру папок через Карточку сотрудника. Вы сможете увидеть даже те файлы, к которым у вас нет допуска, но открыть их не сможете.

смотри также:

• Поиск папок и документов в интранет-портале
• Редактирование структуры каталогов в интранет-портале EXXO.ru
• Работа с документами в интранет-портале EXXO.ru