Обмен электронными документами - важный модуль интранет портала EXXO.ru. Позволяет организовать многоуровневую структуру папок (которая не зависит от структуры каталогов файловой системы сервера). Все файлы хранятся в базе данных в виде бинарного кода, снабженные дополнительными атрибутами в виде названия (отличается от имени файла), описания и тэгов (ключевых слов). Заданные атрибуты позволяют проволить быстрый и точный поиск нужного документа.

Система обмена электронными документами состоит из двух частей: общие документы компании и документы каждого сотрудника. Структуру папок и файлов компании формирует ответственное лицо. Остальные сотрудники имеют доступ к документам и папкам только для чтения. Структура каталогов представлена в привычном классическом виде.

Каждый сотрудник может выкладывать документы для общего доступа, формируя для этого любую структуру каталогов. Каталоги имеют два представления: в классическом виде и в виде дерева каталогов (что может быть более удобно для более быстрого поиска). Остальные сотрудники могут увидеть его документы, зайдя в них через карточку сотрудника. Им открыт доступ только для чтения.

Все изменения вносятся через простой и удобный интерфейс, позволяющий добавлять документы и создавать новые каталоги в считанные секунды. Данным интерфейсом кроме самого сотрудника может воспользоваться только специально уполномоченное лицо (иногда это бывает необходимо).

Система обмена электронными документами выгодно отличается от создания общих папок на компьютерах сотрудников тем, что все документы хранятся на одном сервере, а также системой поиска.

• Поиск папок и документов в интранет-портале
• Редактирование структуры каталогов в интранет-портале EXXO.ru
• Работа с документами в интранет-портале EXXO.ru