Корпоративный справочник (информация о сотрудниках и структуре)

Корпоративный справочник позволяет сотрудникам лучше понимать, кто работает рядом с ними, в соседних подразделениях, в руководстве, в считанные секунды находить нужную контактную информацию.

Списки сотрудников представлены в двух формах: в виде информационных блоков и в виде таблицы. Каждый пользователь сам выбирает, какой формой списков ему удобнее пользоваться. Списки снабжены удобной функцией поиска. В поле поиска достаточно начать вводить буквы, чтобы найти необходимого сотрудника. Поиск осуществляется либо по фамилии имени и отчеству, либо по остальным данным (должность, подразделение).

Карточка сотрудника — это основной источник информации о нем. Здесь содержится анкетная и контактная информация, ссылки на документы, сообщения и фотоальбомы данного сотрудника, а также на внутренние сервисы, за которые он отвечает.

В карточке сотрудника можно посмотреть его график загруженности (без указания конкретных событий. Только время, когда он занят, а также особые отметка: вне офиса, важно, не звонить).

Карточка сотрудника содержит информацию присвоенных ему ролях в портале. Можно добавить сотруднику новую роль, а можно удалить существующую (разумеется, для этого нужны соответствующие полномочия).

Кроме этого, здесь можно оценить компетенции сотрудника, а также выяснить его рейтинг по каждой компетенции.

Если организация размещается на нескольких территориях, функция «офисы» окажется весьма полезной. Если выбрать ее в меню, на странице отобразиться список всех офисов, содержащий необходимую информацию о каждом (адрес, телефоны). Данный список легко редактируется и может содержать неограниченное количество офисов. Если выбрать определенный офис, на странице отобразится список всех сотрудников, работающих в нем, с соответствующей контактной информацией на каждого.

На случае смены территории предусмотрена функция «переезд». В случае удаления офиса все сотрудники, работавшие там, попадают в особый редактируемый список, значительно упрощающий процедуру их «переселения».

Интранет-портал от EXXO.ru предлагает удобный интерфейс для работы со структурой компании.

Созданная таким образом иерархия подразделений позволяет легко осуществить вывод списка сотрудников по подразделениям. Если в дальнейшем подразделение входит в состав другого подразделения, меняет название или расформируется, данные изменения вносятся в структуру компании в считанные секунды. Список сотрудников по подразделениям, разумеется, перестраивается автоматически.

Проекты и рабочие группы позволяют организовать совместную групповую работу сотрудников из разных подразделений компании. Для удобства и более правильной систематизации рабочие группы объединены в проекты. Каждый проект и рабочая группа имеют своего руководителя. Начиная с версии 1.6 при работе с блогами и документами Интранет-портала используются различные виды допуска. Допуски «по проекту» и «по рабочей группе» позволяют вести закрытые дискуссии и осуществлять обмен документами внутри соответствующих групп.

Список дней рожденья сотрудников - это еще одна полезная вещь в данном модуле интранет-сервера. Он дает возможность не забывать о радостных датах своих коллег, начальства, подчиненных, и, как следствие, укрепляет моральный дух трудового коллектива!

Поиск сотрудников по фотографиям может значительно сократить адаптацию новых сотрудников в коллективе, ускорить "привыкание" коллектива к новым сотрудникам, или, если компания крупная, упрощать коммуникации между сотрудниками разных подразделений или офисов компании. При наведении на фотографию появляется краткая информация, при щелчке мыши - откроется карточка сотрудника.

«Напоминалки» помещают на главную или любую другую страницу Интранет-портала. Виджет «Дни рожденья» напоминает поздравить именинников за неделю вперед. Напоминания висят еще неделю после дня рождения (на случай, если кто-то отсутствовал во время радостной даты и не смог поздравить вовремя. Виджет «Новые лица» помогает узнать коллективу о новых сотрудниках (висит 2 месяца после приема на работу), и запомнить их в лицо.

Заведение и редактирование информации о сотрудниках возможно только лицами, специально уполномоченными на это руководством. Остальные сотрудники могут только просматривать эту информацию. Заведение, как и редактирование, осуществляется с помощью удобного интуитивного интерфейса и не требует много времени.

Каждый сотрудник может редактировать в своей карточке поля «Хобби» и «Комментарии».
Он также может изменить свою фотографию. С этой целью он может воспользоваться очень удобным и простым интерфейсом, позволяющим кадрировать фотографию по своему усмотрению.

Корпоративный справочник хранит информацию об уволившихся сотрудниках. Для них существует отдельная страница. Так что, если нужно будет найти какой-нибудь документ или сообщение, или другие данные об уволившемся человеке, это не составит труда.

Страница Роли сотрудников позволяет систематизировать информацию о ролях, добавлять сотрудника в список обладающих определенной ролью, а также удалять его из этого списка (роли можно также добавлять и удалять, находясь в карточке сотрудника).

Компетенции сотрудников — это те качества, которые предлагается оценить. Из полученных оценок складывается рейтинг по каждой компетенции. Такой подход позволяет выявить в коллективе людей, обладающих реальным авторитетом среди своих коллег. Голосующий может со временем изменить свое отношение к компетенции сотрудника. Это оставляет отстающим шанс поднять свой рейтинг.