Управление знаниями — база знаний

Создание структуры категорий и тегов Базы знаний За несколько лет существования компании данных, хранящихся в электронном виде, может накопиться огромное количество, и если не заниматься их систематизацией, они будут утеряны. База знаний — мощное средство упорядоченного хранения информации, содержащейся в различных источниках: переписке, документах, фотоальбомах.

Система управления знаниями заключается в разработке иерархической структуры тегов, позволяющих систематизировать разрозненные данные. Это напоминает большой шкаф с множеством ящиков, куда закладываются на хранение те или иные данные. Только с одним существенным отличием: одни и те же данные можно хранить сразу в нескольких ящиках.

Разработка структуры тегов — сложная и ответственная работа, требующая понимания множества процессов, происходящих в компании, знания всех областей бизнеса. Поэтому, лучше, если это будет коллективная работа. Для ее организации в интранет-портале предусмотрена функция назначения владельцев категорий и тегов. Владелец категории формирует в ее рамках свою структуру тегов и категорий, также может назначать владельцев категорий и тегов.

Например, лицо ответственное за формирование Базы знаний, создает категорию «Каналы продаж». Лучше всего в компании каналы продаж знает Иванов Иван Иванович, который назначается владельцем категории. Он создает в своей категории несколько других категорий: «Интернет-продажи», «Работа с посредниками», «Прямые продажи». Он назначает владельцами категорий соответствующих начальников департаментов. И так далее.

Процесс формирования структуры тегов может и не иметь такого централизованного характера. Например, сотрудники, пишущие сообщения или обменивающиеся документами, хорошо знают, какие теги лучшим образом охарактеризуют создаваемую ими информацию. Можно настроить специальный внутренний сервис, собирающий предложения сотрудников по составу тегов, или собрать подобную информацию каким-нибудь иным образом. Лучше всего объединить оба подхода.

Следует также помнить, что созданная единожды структура тегов, должна время от времени обновляться, чтобы не потерять актуальность.

Тэги - присоединенные свойства документов, сообщений, фотографий Когда структура тегов создана, теги начинают присоединять к элементам информации: сообщениям, изображениям, документам. В интранет-портале за эту работу отвечает их автор и владелец. Теги лучше всего прикреплять в момент создания сообщения, сохранения документа или картинки. Это гораздо эффективнее, чем оставлять это на потом. Компания должна мотивировать сотрудников на добросовестное добавление тегов к информации, так как без этого База знаний просто не сможет функционировать должным образом.

Поиск по тегам Базы знаний Быстрый и удобный поиск по тегам — основная задача организации управления знаниями в компании. Интранет-портал позволяет осуществлять поиск в документах, переписке, фотографиях по нескольким тегам одновременно, используя, при необходимости, логические операторы И, ИЛИ, НЕ. В результатах поиска отражаются только те документы и сообщения, к которым у сотрудника есть доступ.

Корпоративный справочник ← → Бизнес-процессы