Электронный документооборот

Электронный документооборот был интегрирован с Intranet EXXO.ru в версии 2.0, заменив собой модуль «Документы». Представляет собой набор инструментов, позволяющий хранить электронные документы, создавать структуры папок, открывать доступ к документам или их копиям другим сотрудникам, группам сотрудников, подразделениям или всем, сохранять версии документов, публиковать документы, отправлять документы в сообщениях, отправлять документы на согласование или на утверждение.

Гибкая система настроек позволяет организовывать хранения документов, исходя из меняющихся потребностей компании:

На начальном этапе документов не так много и хранилищем может служить сервер, на котором установлен интранет-портал (настройка по умолчанию). Небольшой компании этого может оказаться достаточным.

С ростом компании и увеличением документооборота компания может подключать другие хранилища (можно подключить до 10 дополнительных хранилищ электронных документов). Подключение дополнительных хранилищ не только увеличивает объем базы данных, но также ускоряет работу портала, поскольку разгружает основной сервер.

Система электронного документооборота выполняет две важные задачи:

Организация обмена электронными документами между сотрудниками.
Организация централизованного хранения электронных документов и допуска к ним.

Каждый сотрудник хранит электронные документы в собственной многоуровневой структуре папок. Если документ находится в работе, то предусмотрена возможность сохранять сразу несколько версий документа, чтобы можно было легко вернуться к предыдущей версии. После завершения работы над документом можно сохранять только одну, последнюю, версию.

Для того, чтобы с документом могли ознакомиться другие сотрудники, владелец документа открывает к нему доступ. Для организации независимого обсуждения документа в разных группах допущенных лиц, владелец может создать одну или несколько копий документа. Владелец может «опубликовать» документ, то есть сделать его отображаемым в списках новых документов и в виджетах. Сотрудник может послать документ в сообщении. Любой допущенный сотрудник может комментировать документ, воспользовавшись сервисом «Сообщения».

В рамках существующей системы допусков, обсуждение электронных документов возможно на нескольких уровнях:

Индивидуально с одним или несколькими адресатами.
В рамках рабочей группы.
В рамках проекта.
В рамках подразделения
Среди всех сотрудников компании.

После того, как групповая работа с документом закончена, его можно послать на согласование, и после получения всех виз направить на утверждение. Согласованный и утвержденный документ принимает соответствующий статус.

Кроме этого, существует возможность направить копию документа, работа над которым закончена, в один из разделов документов компании.

Документы компании хранятся в одном из четырех разделов:

Общие документы — хранятся документы общего характера, открытые для просмотра всем сотрудникам компании. Это могут быть различные распорядительные документы, шаблоны документов, инструкции.
Входящие документы — раздел предусмотрен для хранения сканов писем, приходящих в адрес компании. Могут также храниться письма, пришедшие по электронной почте.
Исходящие документы — раздел предусмотрен для хранения исходящей корреспонденции: сканов писем, копий электронных документов, отчетности.
Внутренние документы — хранятся документы, регулирующие внутренние дела компании: приказы, распоряжения, инструкции. В отличие от документов, хранящихся в разделе «Общие», могут иметь различные виды допуска.

За хранение документов в каждом разделе отвечает уполномоченный сотрудник, который формирует структуру папок в разделе, присваивает документам теги Базы знаний и другие атрибуты.

В интранет-портале EXXO.ru жизнь документа не заканчивается после его обсуждения, утверждения и опубликования. Каждый документ при правильной организации дела становится частью Базы знаний компании. Структурированная по категориям система тегов Базы знаний позволяет охарактеризовать каждый электронный документ наилучшим образом, что даст возможность впоследствии найти его по определенным признакам даже среди миллионов электронных документов, хранящихся в компании.

Виджет Новые документы дает возможность сотрудникам быть в курсе новых документов компании, а также осуществлять обмен документами между сотрудниками. Это настраиваемый по нескольким параметрам виджет. Выводятся ссылки на последние документы, им удовлетворяющие. Например, сотрудник может захотеть видеть на личной странице свои недавно сохраненные документы, а рядом разместит виджет с документами из папки «входящие» компании. На гласной странице портала можно разместить виджет с новыми общими документами компании.