Стандартные бизнес-процессы

Интранет-портал EXXO.ru обладает функциями, позволяющими автоматизировать стандартные бизнес-процессы, такие как: заказ визиток, канцелярских принадлежностей, вызов сисадмина, отправка предложения руководителю компании и так далее. Значительно сокращает время на подобные операции, равно как и нервы сотрудников. Обеспечивает должный контроль со стороны руководства за этими бизнес-процессами.

При помощи Intranet EXXO.ru можно автоматизировать 4 вида бизнес-процессов:

• Открыто - сделано — исполнителю достаточно открыть сообщение, и бизнес-процесс является законченным. Обычно такой вид сервисов используют для информирования кого-либо о чем-либо. Отметка о выполнении говорит, что сотрудник поставлен в известность.
• Решено - сделано — исполнителю достаточно обозначить свое решение по какому-либо вопросу: «принять» или «отказать». В случае отказа исполнитель может сообщить причину отказа. Сервисы такого типа обычна содержат запросы типа: «прошу разрешить», «прошу отпустить», «прошу выделить».
• Выполнено - сделано — исполнителю необходимо осуществить какое-либо действие, или сообщить причину отказа. Заказчик, в свою очередь, должен подтвердить выполнение и может дать оценку выполнения. Примером такого внутреннего сервиса является вызов системного администратора.
• Отвечено - сделано — исполнитель должен написать ответ на запрос заказчика.

Количество автоматизируемых бизнес-процессов не ограничено. Новый бизнес-процесс добавляется с помощью простого и понятного интерфейса в считанные секунды уполномоченным лицом. Необходимая операция осуществляется либо из страницы «Сервисы», где все бизнес-процессы представлены в виде списка, либо непосредственно из карточки сотрудника, ответственного за данную операцию. Все операции хранятся в базе данных в виде журнала, где отмечается содержание операции и этапы ее выполнения.

Функционирование бизнес-процессов происходит при помощи операций. Операцией называют обращение заказчика к исполнителю, используя интерфейс сервиса «Бизнес-процессы». Каждая операция принимает одно из шести состояний:

1. Не открыто — Исполнитель еще не открыл сообщение. В журналах операций отмечается красным цветом.
2. Открыто — Исполнитель открыл сообщение, но больше ничего не делал. В журналах операций отмечается синим цветом, либо черным, если операция считается завершенной.
3. Принято положительное решение — В журналах операций отмечается зеленым цветом, либо черным, если операция считается завершенной.
4. Принято отрицательное решение — В журналах операций отмечается перечеркиванием.
5. Выполнено — Исполнитель выполнил поставленную задачу и теперь ждет решения заказчика. В журналах операций отмечается коричневым цветом, либо черным, если операция считается завершенной.
6. Операция завершена — В журналах операций отмечается черным цветом.

Для каждого бизнес-процесса назначается контролирующий сотрудник а также временные ограничения этапов ее выполнения. Если время выполнения операции выходит за данные рамки, операция в списке помечается красным цветом. Переписка между «заказчиком» и «исполнителем» также хранится в базе данных, так что в случае возникновения спорных моментов вся информация может быть представлена на суд руководства.

Начиная с версии 1.7 предусмотрен экспорт данных журналов в формат электронной таблицы.

Такой подход к организации простых бизнес-процессов гораздо более эффективен, чем обмен письмами по электронной почте или мгновенными сообщениями, не говоря уже о телефонных переговорах между сотрудниками, поскольку вся информация по каждой операции может быть выведена в виде отчета во всей своей полноте. Также можно быть уверенным в ее сохранности и достоверности. Эта система должна дисциплинировать сотрудников, осуществляющих так называемые «внутренние сервисы» в компании, а также способна выявить реальную эффективность их труда.