Поиск информации о сотрудниках и структуре компании.
Быстрый поиск сотрудника
- Находясь в любой странице портала (кроме календарей и редакторов текста), наберите несколько последовательных букв (первые две-три буквы фамилии, имени, отчества, или даже не первые, а просто последовательные) в окошке поиска. Убедитесь, что во всплывающем списке значится слово «Сотрудники» (стоит по умолчанию). Нажмите кнопку искать:
- В открывшемся окне результатов поиска выберите нужного вам сотрудника. Если список оказался слишком длинным, можно продолжить поиск, добавив букв в окно поиска. В зависимости от выбранного вида, результаты поиска будут представлены либо в табличной форме:
либо в блочной форме:
Поиск сотрудника из списка сотрудников
- Выберите пункт меню «Справочник → Поиск сотрудников»:
- В зависимости от выбранной формы представления списков сотрудников откроется либо список в табличной форме:
- Для изменения формы представления списка сотрудников воспользуйтесь кнопками:
- Начните набирать буквы в одном из двух окошек поиска: либо поиск по фамилии, имени и отчеству либо по должности и подразделению:
или нажмите на кнопку поиска:
либо в блочной форме:
Поиск сотрудника по фотографии
- Выберите пункт меню «Справочник → Фотографии»:
- Откроется галерея фотографий сотрудников. Если подвести к фотографии курсор, можно узнать его имя и подразделения.
- Если кликнуть по фотографии, появится информация из карточки сотрудника:
Поиск сотрудников, работающих на данной территории
- Выберите пункт меню «Справочник → Офисы»:
- Откроется список офисов компании, с указанием адресов и телефонов.
- Щелкнув по нужному офису, вы попадете в список сотрудников, работающих на данной территории в табличной или блочной форме:
- Отыщите нужного вам сотрудника. Кликните, чтобы попасть в карточку сотрудника.
Поиск сотрудников, работающих в данном подразделении
- Выберите пункт меню «Справочник → Список по подразделениям»:
- Откроется структура компании с сотрудниками, а также вся контактная информация:
- Если кликнуть по сотруднику, можно получить всю информацию о нем из карточки сотрудника.
- Если кликнуть по подразделению, можно получить информацию о подразделении:
Поиск сотрудников, у которых день рождения в определенном месяце
- Выберите пункт меню «Справочник → Дни рождения»:
- Откроется список с днями рождений сотрудников в табличной или блочной форме:
- Начните набирать название месяца в соответствующем окошке поиска:
Поиск информации о бывших сотрудниках
- Чтобы получить информацию об уволенных сотрудниках, выберите пункт меню «Справочник → Бывшие сотрудники»:
- Откроется список, из которого можно выбрать нужного человека, и найти информацию о нем, щелкнув по соответствующей строке списка.
Знакомство со структурой компании
- Выберите пункт меню «Справочник → Структура компании»:
- Откроется Иерархическая структура подразделений компании:
- Если кликнуть по подразделению, то откроется список сотрудников данного подразделения:
Добавление нового сотрудника в базу данных
Для выполнения данных операций требуются роли boss или staff.
- Выберите пункт меню «Справочник → Поиск сотрудников»:
- Откроется «Список сотрудников». В верхнем меню выберите «Настройка»:
- В новой вкладке откроется форма заведения информации о новых сотрудниках:
- Заполните поля формы и нажмите кнопку «Дальше».
- Откроется страница работы с изображением:
- Откроется страница с введенной информацией:
или нажмите на кнопку поиска:
Откадрируйте изображение. Нажмите «Кадрировать», затем «Продолжить».
Если необходимо вернуться к редактированию, нажмите «Редактировать». Чтобы сохранить информацию, нажмите «Сохранить».
Редактирование карточки сотрудника
Для выполнения данных операций требуются роли boss или staff.
Каждый сотрудник может вносить изменения в свою карточку: менять фотографию, редактировать поля «Хобби» и «Комментарии».
Изменение данных о сотруднике
- Войдите в карточку сотрудника, информацию о котором нужно изменить. В верхнем меню выберите «Настройка»:
- В новой вкладке откроется форма изменения информации о сотруднике:
- Измените информацию в необходимых полях формы.
- После внесения всех изменений нажмите кнопку «Сохранить».
Смена фотографии сотрудника
- Войдите в карточку сотрудника, информацию о котором нужно изменить. В верхнем меню выберите «Настройка»:
- В открывшейся форме редактирования карточки сотрудника кликните по ссылке «Удалить фотографию».
- Теперь вы можете загрузить новую фотографию:
- Откроется окно редактирования фотографии:
- Нажмите «Кадрировать», если вы кадрировали снимок. Нажмите «Сохранить»
Нажмите «Дальше».
Добавление ролей сотрудникам или удаление ролей
В Интранет-портале EXXO.ru для выполнения различных операций требуются различные роли. Каждый сотрудник может иметь одну или несколько ролей, а может и вовсе их не иметь (если сотрудник зарегистрирован в портале, то ему присваивается роль portal_user).
Для выполнения данной операции требуется роль boss или roles_staff
- В Карточке сотрудника выберите пункт меню «Роли»:
- Появится список ролей данного сотрудника. Кликните по ссылке «Изменить» :
- Откроется страница редактирования ролей сотрудника:
- Чтобы добавить новую роль, нажмите «Добавить роль». Чтобы удалить роль, нажмите «Удалить».
Увольнение сотрудника.
- Войдите в карточку сотрудника, информацию о котором нужно изменить. В верхнем меню выберите «Настройка»:
- Чтобы перевести сотрудника в разряд уволенного, выберите пункт меню «Уволить», расположенную под основным меню:
- Если необходимо отменить увольнение, нажмите кнопку «Восстановить»:
Изменение структуры компании
Для выполнения данных операций требуются роли boss или staff.
Добавление нового подразделения.
- Выберите пункт меню «Справочники → Структура компании»:
- Выберите пункт верхнего меню «Настройка»:
- В открывшемся списке выберите подразделение, куда вы хотите добавить новое подразделение. Во всплывающем меню выберите «Добавить подразделение»:
- Выберите пункт «Закончить» в верхнем меню.
Переподчинение подразделения.
- Выберите пункт меню «Справочники → Структура компании»:
- Выберите пункт верхнего меню «Настройка»:
- В открывшемся списке выберите подразделение, которое вы хотите переместить. Во всплывающем меню выберите «Переместить»:
- В открывшемся списке выберите подразделение, в которое нужно поместить исходное подразделение.
- Выберите пункт «Закончить» в верхнем меню.
Удаление подразделения.
- Выберите пункт меню «Справочники → Структура компании»:
- Выберите пункт верхнего меню «Настройка»:
- В открывшемся списке выберите подразделение, которое необходимо удалить. Во всплывающем меню выберите «Удалить»:
- Выберите пункт «Закончить» в верхнем меню.
Смена названия подразделения.
- Выберите пункт меню «Справочники → Структура компании»:
- Выберите пункт верхнего меню «Настройка»:
- В открывшемся списке выберите подразделение, которое необходимо переименовать. Во всплывающем меню выберите «Изменить название»:
- В открывшемся окне запроса введите новое название подразделения:
- Выберите пункт «Закончить» в верхнем меню.
Редактирование информации о подразделении
Данную операцию можно осуществлять, лишь обладая ролью boss, staff, master или unit_editor.
- Выберите пункт меню «Справочники → Список по подразделениям».
- Кликните по названию нужного подразделения.
- Откроется страница с информацией о подразделении.
- Выберите в верхнем меню пункт «Настройка».
- Откроется текстовый редактор. Внесите необходимые изменения.
Редактирование списка территорий
Для выполнения данных операций требуются роли boss или staff
Добавление новой территории.
- Выберите пункт меню «Справочники → Офисы»:
- Выберите пункт верхнего меню «Настройка»:
- Кликните по кнопке «Новый офис»:
- В появившейся форме заполните характеристики территории. Нажмите «ОК»:
- Выберите пункт «Закончить» в верхнем меню.
Смена информации о территории
- Выберите пункт меню «Справочники → Офисы»:
- Выберите пункт верхнего меню «Настройка»:
- Выберите территорию:
- Выберите действие:
- В появившейся форме заполните характеристики территории. Нажмите «ОК»:
- Выберите пункт «Закончить» в верхнем меню.
Удаление территории
- Выберите пункт меню «Справочники → Офисы»:
- Выберите пункт верхнего меню «Настройка»:
- Выберите территорию:
- Выберите действие:
- В появившемся диалоговом окне нажмите «ОК»:
- Выберите пункт «Закончить» в верхнем меню.
«Переезд»
После того, как вы удалите офис, у всех сотрудников, приписанных к нему, в графе «Офис» будет записано «Переезд». Интранет-портал EXXO.ru обладает простым механизмом, позволяющим быстро переписать этих сотрудников в другие офисы (т.е. внести соответствующие изменения в базу данных).
- Выберите пункт меню «Справочники → Офисы»:
- Выберите пункт верхнего меню «Настройка»:
- Кликните по кнопке «Переезд»:
- В появившейся форме заполните соответствующие поля по каждому сотруднику. С нажатием кнопки данные будут меняться в базе данных. При этом соответствующая строка исчезнет из списка:
- Выберите пункт «Закончить» в верхнем меню.
Проекты и рабочие группы
Для выполнения данных операций требуется роль projects_editor.
Добавление проекта
- Выберите пункт меню «Справочники → Проекты и группы»:
- Выберите пункт верхнего меню «Настройка»:
- В появившемся окне редактирования кликните по кнопке «Добавить проект»:
- В появившемся всплывающем окне введите название проекта и выберите руководителя. Нажмите «ОК».
- Выберите пункт «Закончить» в верхнем меню.
Редактирование проекта
- Выберите пункт меню «Справочники → Проекты и группы»:
- Выберите пункт верхнего меню «Настройка»:
- В появившемся окне редактирования выберите проект и выберите действие «Изменить данные»:
- В появившемся всплывающем окне вы можете изменить название проекта или сменить руководителя.
- Выберите пункт «Закончить» в верхнем меню.
Удаление проекта
- Выберите пункт меню «Справочники → Проекты и группы»:
- Выберите пункт верхнего меню «Настройка»:
- В появившемся окне редактирования выберите проект и выберите действие «Удалить проект»:
- Выберите «Нет» в окне подтверждения
- Выберите пункт «Закончить» в верхнем меню
Добавление рабочей группы
- Выберите пункт меню «Справочники → Проекты и группы»:
- В открывшемся списке проектов выберите нужный:
- Выберите пункт верхнего меню «Настройка»:
- В появившемся окне редактирования кликните по «Добавить рабочую группу»:
- Заполните форму добавления рабочей группы. Нажмите «Сохранить».
- Выберите пункт «Закончить» в верхнем меню.
Редактирование рабочей группы
Данную операцию можно осуществлять, обладая соответствующим допуском.
- Выберите пункт меню «Справочники → Проекты и группы»:
- В открывшемся списке проектов выберите нужный:
- Выберите пункт верхнего меню «Настройка»:
- В появившемся окне редактирования кликните по «Изменить» напротив нужной рабочей группы:
- Измените форму редактирования рабочей группы. Нажмите «Сохранить».
- Выберите пункт «Закончить» в верхнем меню.
Удаление рабочей группы
Данную операцию можно осуществлять, обладая соответствующим допуском.
- Выберите пункт меню «Справочники → Проекты и группы»:
- В открывшемся списке проектов выберите нужный:
- Выберите пункт верхнего меню «Настройка»:
- В появившемся окне редактирования кликните по «Удалить» напротив нужной рабочей группы:
- Выберите пункт «Закончить» в верхнем меню.
Добавление нового участника
- Выберите пункт меню «Справочники → Проекты и группы»:
- В открывшемся списке проектов выберите нужный:
- В открывшемся списке рабочих групп выберите нужную:
- Выберите пункт верхнего меню «Настройка»:
- В появившемся окне редактирования кликните по «Добавить участника»:
- Заполните форму добавления рабочей группы. Нажмите «Сохранить».
- Выберите пункт «Закончить» в верхнем меню.
Удаление участника
- Выберите пункт меню «Справочники → Проекты и группы»:
- В открывшемся списке проектов выберите нужный:
- В открывшемся списке рабочих групп выберите нужную:
- Выберите пункт верхнего меню «Настройка»:
- В появившемся окне напротив имени участника кликните «Удалить»:
- Выберите пункт «Закончить» в верхнем меню.
Назначение руководителя рабочей группы
- Выберите пункт меню «Справочники → Проекты и группы»:
- В открывшемся списке проектов выберите нужный:
- В открывшемся списке рабочих групп выберите нужную:
- Выберите пункт верхнего меню «Настройка»:
- В появившемся окне напротив имени участника, которого вы хотите отметить как руководителя, кликните «Изменить»:
- Выберите пункт «Закончить» в верхнем меню.
Управление ролями сотрудников
С помощью ролей на портале организуется система разграничения полномочий. Для управления ролями сотрудников существует страница «Роли сотрудников», доступная всем пользователям портала:
Здесь можно посмотреть, кому из сотрудников присвоены определенные роли. Если кликнуть по роли, во всплывающем окне появится список сотрудников с этой ролью в табличной или блочной форме:
Чтобы отредактировать список сотрудников, обладающих определенной ролью, нужно обладать правами roles_staff или boss.
Кликните по кнопке редактирования:
и вы попадете на страницу роли:
Нажмите на «Добавить», чтобы внести нового сотрудника в список, или на «Удалить», чтобы удалить сотрудника из списка.
Добавить роль определенному сотруднику можно также из его Карточки.
Компетенции сотрудников
Компетенция — это определенный набор качеств сотрудника, считающихся важными в данной организации. Оценка компетенций всегда субъективна. Рейтинги помогают составить более-менее объективную картину. Оценить компетенции сотрудника можно в его карточке, выбрав пункт меню «Компетенции»:
Количество звездочек — это оценка от 1 до 5. Цифра справа показывает общий рейтинг по каждой компетенции.
Свою оценку в отношении сотрудника можно в любой момент изменить.
Управление компетенциями осуществляется со страницы «Компетенции сотрудников». Выберите пункт меню «Список компетенций»:
Страница доступна всем пользователям портала. Если кликнуть по компетенции, откроется страница с рейтингом:
Чтобы отредактировать список компетенций, нужно обладать ролями boss или staff. Выберите пункт верхнего меню «Настройка», находясь на странице «Компетенции сотрудников». Вы попадете на страницу редактирования:
Здесь можно отредактировать или удалить существующую кометенцию, или добавить новую.