Как пользоваться внутренними сервисами
Отправка запроса во внутренний сервис в Интранет-портале
- Выберите пункт меню «Сервисы → Список сервисов»:
- В открывшемся списке внутренних сервисов выберите нужный:
- Откроется карта сервиса:
- Нажмите кнопку «Приступить».
- Заполните форму обращения в сервис и нажмите «Отправить»:
История ваших обращений в сервис отражена внизу карты. Вверху отображена информация об ответственном за сервис.
Если кликнуть по ссылке «ИНСПЕКТОР», то попадешь в карточку сотрудника, инспектирующего данный сервис.
Как найти свой запрос во внутренний сервис
- Выберите пункт меню «Сервисы → Журнал операций»:
- Откроется журнал ваших запросов во все внутренние сервисы. Запросы отсортированы по дате отправки и по уровню выполнения (Статус). Наименее выполненные расположены в самом верху. Для удобства запросы в зависимости от статуса выполнения выделены разным цветом:
- Чтобы выяснить судьбу своего запроса, кликните по нему. Откроется карточка запроса. В зависимости от типа сервиса в ней может содержаться разная информация:
Как дать оценку действиям исполнителя
- Выберите пункт меню «Сервисы → Журнал операций»:
- Откроется журнал ваших запросов во все внутренние сервисы.
- Если внутренний сервис имеет тип «Выполнено-сделано», вы можете дать оценку выполнению операции. Войдите в карточку операции и нажмите кнопку «Дать оценку»:
- Заполните поле формы, высказав там свое мнение о выполнении работ. Нажмите «Отправить»:
Редактирование списка внутренних сервисов
Для осуществления данных операций сотрудник должен обладать ролью business_process_editor или boss.
Добавление нового сервиса
- Выберите пункт меню «Сервисы → Список сервисов»:
- В верхнем меню кликните по «Настройка»
- Заполните открывшуюся форму (про типы сервисов см. здесь). Нажмите кнопку «Сохранить»:
Редактирование сервиса
- Выберите пункт меню «Сервисы → Список сервисов»:
- В открывшемся списке сервисов выберите нужный:
- Откроется карточка сервиса. В верхнем меню выберите «Настройка»
- В новой вкладке откроется форма редактирования сервиса. Измените необходимую информацию и нажмите «Сохранить»:
Остановка сервиса
- Выберите пункт меню «Сервисы → Список сервисов»:
- В открывшемся списке сервисов выберите нужный:
- Откроется карточка сервиса. В верхнем меню выберите «Настройка»
- В новой вкладке откроется форма редактирования сервиса. Поставьте галку напротив поля «Остановить сервис». Нажмите «Сохранить».:
- Чтобы снова запустить сервис, снимите галку напротив «Остановить сервис»
Удаление сервиса
- Выберите пункт меню «Сервисы → Список сервисов»:
- В открывшемся списке сервисов выберите нужный:
- Откроется карточка сервиса. В верхнем меню выберите «Настройка»
- В новой вкладке откроется форма редактирования сервиса. Кликните по ссылке «Удалить этот сервис»:
Внутренние сервисы — исполнение и контроль
Внутренний сервис с точки зрения исполнителя
- Выберите пункт меню «Сервисы → Мои сервисы»:
- Если вы являетесь исполнителем каких-либо сервисов, то все обращения к вам будут отражаться в открывшейся таблице. Наиболее свежие и наименее выполненные операции будут сверху. Для удобства операции с различным статусом подсвечены разным цветом.
- Выберите операцию и кликните по ней. Откроется карточка операции, информация в которой будет различна в зависимости от статуса операции и типа сервиса.
Контроль за исполнением внутренних сервисов
- Выберите пункт меню «Сервисы → Контроль операций»:
- Если вы являетесь инспектором каких-либо сервисов, или у вас есть соответствующий допуск (роль business_process_inspector или boss), подконтрольный операции будут отражены в открывшейся таблице. Наиболее свежие и наименее выполненные операции будут сверху. Для удобства операции с различным статусом подсвечены разным цветом.
- Выберите операцию и кликните по ней. Откроется карточка операции, информация в которой будет различна в зависимости от статуса операции и типа сервиса.
Экспорт журнальных данных в формат электронных таблиц
- Кликните по иконке экспорта в формат электронной таблицы:
- Сохраните текстовый файл
- Откройте файл в используемом вами приложении для работы с электронными таблицами. Возможно, нужно будет указать параметры импорта.
- Вы можете осуществлять операции группировки, настраивать фильтры, т.е. проводить аналитическую работу, которую позволяют делать электронные таблицы.
- В конце сохраните файл в нужном формате.
Типы внутренних сервисов
В интранет-портале EXXO.ru документооборот строится на базе стандартных бизнесс-процессов с использованием концеации Внутренних сервисов. Под внутренним сервисом понимается услуга (набор операций, объем работ и т.д.), оказываемая одним сотрудником организации в силу своего функционала другим работникам компании.
Если подобную услугу можно стандартизировать, т.е., если процедура ее выполнения сводится к получению стандартного запроса, и, далее, к его выполнению или реакции на него, то она может легко встраиваться в службу интранет-портала «Сервисы».
Внутренний сервис «Открыто-сделано»
Это самый простой из типов сервисов интранет-портала EXXO.ru. Исполнителю достаточно открыть запрос, и сервис считается выполненным. Классический пример такого сервиса: «Направить письмо генеральному директору».
Внутренний сервис «Решено-сделано»
Этот тип сервиса используется, когда необходимо получение разрешения на что-либо. Сотрудник в заявке пишет, прошу то-то и то-то, а исполнитель разрешает или отказывает. В случае отказа исполнитель указывает причину отказа.
Внутренний сервис «Отвечено-сделано»
Этот тип сервиса служит для бизнес-процессов типа вопрос-ответ. Примером может служить «Задать вопрос руководству». После ответа исполнителя операция считается выполненной.
Внутренний сервис «Выполнено-сделано»
Это самый «длинный» с точки зрения этапов выполнения тип сервиса интранет-портала EXXO.ru:
- Сперва сотрудник направляет заявку исполнителю.
- Исполнитель открывает заявку.
- Исполнитель принимает решение. В случае отказа операция считается выполненной.
- После того, как исполнитель считает, что он выполнил то, чего от него просили, операция приобретает статус «Вопрос закрыт».
- Сотрудник, направивший заявку (или инспектор), может «Дать оценку» выполнению. Тогда операция считается окончательно выполненной. Примером внутреннего сервиса такого типа может служить «Вызов сисадмина».