Инструкции: Внутренняя почта в EXXO.ru

Внутренняя почта — Введение

Сервис интранет-портала «Внутренняя почта» до версии 2.0 назывался «Блоги». В процессе генезиса программы он перерос это название и теперь обладает всем необходимым инструментарием для:

Ведения блогов и написания статей, доступных для обсуждения среди всех сотрудников.
Ведения индивидуальной переписки между сотрудниками.
Организации групповых обсуждений: в рамках рабочей группы, в рамках подразделения, в рамках проекта, в рамках произвольной группы сотрудников
Написании заметок (мемо), доступных для просмотра только самому их автору.
Обсуждения электронных документов.

Главная страница внутренней почты — «Сообщения». В левой части расположена иерархическая структура папок, в которой пользователь упорядоченно хранит свои сообщения:

иерархическая структура папок в сообщениях пользователя

Правая часть содержит панель с меню и информационную панель:

информационная панель в сообщениях пользователя

Пользователь может также просмотреть список своих сообщений на странице «Отправленные»:

Для отправки сообщений существует текстовый редактор. Можно писать сообщение в нем, а можно подготовить его в любой другой программе, а затем скопировать. При этом сохранится первоначальное форматирование:

Из редактора сообщение попадает в черновик. Пока оно находится в черновике, его можно править. Отправленное сообщение нельзя ни править, ни удалять:

В почте работают все 5 видов допуска, применяемые в интранет-портале:

	Общий	Сообщение будет доступно всем сотрудникам. Прекрасно подходит для блогов, объявлений и статей.
	Персональный	Если в адресатах значится один сотрудник, то это обычное письмо. Если несколько, то это уже групповое обсуждение. Если адресат пуст, то это заметка на память.
	По проекту	Сообщение адресовано участникам всех рабочих групп, входящих в проект.
	По рабочей группе	Сообщение адресовано участникам рабочей группы.
	По подразделению	Сообщение адресовано сотрудникам конкретного подразделения.

Сотрудник может посмотреть адресованные ему сообщения на страницах «Все входящие», «Деловые входящие»:

На ней можно фильтровать сообщения по видам допуска, а если нажать в таблице на имя отправителя, то откроется страница со всеми сообщениями от него:

Сотрудник может видеть входящую почту (всю или отфильтрованную) на своей личной странице, если добавит туда соответствующие виджеты:

По желанию виджет с общими сообщениями можно разместить на какой-нибудь странице интранет-портала

Сообщения можно просматривать на странице «Сообщение»:

На странице «Сообщение» сотрудник может как-нибудь отреагировать на него:

Согласиться с автором и оставить комментарий, если это блог или статья.
Написать ответ, если это групповое обсуждение или персональное письмо.

Комментарии и ответы видны всем участникам дискуссии.

Страница «Сообщения»

Как открыть страницу «Сообщения»

Выберите в верхнем меню «Сообщения».
Откроется страница «Сообщения».

Как выделить сообщение и снять выделение

Для того, чтобы выделить сообщение, в левой части страницы «Сообщения» откройте нужную папку и кликните по нужному сообщению. Перед документом появится зеленая галка:

В правой части страницы появится информация о сообщении:

Выделение снимается:

При повторном клике по сообщению,
При выделении другого сообщения,
При переходе в другую папку.

Как создать новую папку

Откройте папку, в которой должна оказаться новая папка.
Выберите пункт меню «Добавить папку»:

В открывшемся диалоговом окне введите название папки:

Новое сообщение

Откройте папку, в которой должно храниться новое сообщение.
Выберите пункт меню «Новое сообщение»:

Откроется текстовый редактор. Выберите допуск, напишите сообщение, нажмите «Сохранить»:
Откроется черновик сообщения. Нажмите «Править», если вам необходимо внести исправления, или «ОПУБЛИКОВАТЬ!», если вы хотите отправить сообщение адресатам (после этого сообщение нельзя будет ни удалить, ни отредактировать).

Как пометить сообщение как «Важное»

Выделите сообщение.
Нажмите кнопку меню «Пометить как «Важное»»:

Около сообщения появится звездочка:

Чтобы снять пометку «Важное», выделите важное сообщение и нажмите на кнопку со звездочкой.

Удаление папки или сообщения

Войдите в пустую папку или выделите сообщение.
Выберите пункт меню «Удалить»:

Программа удалит только пустую папку, а сообщение не удалит вовсе, а только спрячет, и оно не будет больше отображаться на странице «Сообщения»!

Перемещение папки или сообщения.

Войдите в папку или/и выделите сообщение. Если сообщение выделено, программа будет перемещать сообщение. Если не выделено — текущую папку.
Выберите пункт меню «Переместить»:

Выберите папку, куда нужно поместить сообщение или папку:

Редактирование атрибутов сообщения или папки

Войдите в папку или/и выделите сообщение.
Выберите пункт меню «Редактировать»:

Редактирование атрибутов папки или сообщения

Если сообщение выделено, программа откроет страницу «Добавление тегов Базы знаний».

Открыть сообщение

Войдите в папку и выделите сообщение.
Выберите пункт меню «Открыть сообщение»:

Откроется страница «Карточка сообщения»:

Как найти похожие сообщения в базе знаний

Войдите в папку и выделите сообщение.
Выберите пункт меню «Найти похожие сообщения»:

Откроется страница «Поиск по тегам»:

Поиск сообщений

Чтение новых сообщений на страницах «Все входящие» и «Деловые входящие»

Выберите пункт меню «Сообщения → Все входящие» или «Сообщения → Деловые входящие».
Откроется страница с новыми сообщениями:

Не открытые сообщения выделены жирным шрифтом. Деловые сообщения выделены синим цветом.
Для сужения выборки можно использовать фильтр, позволяющий видеть сообщения с определенным допуском:

Кликните по названию сообщения и откроется страница сообщения:

Внимание: выполняя данные операции, вы можете видеть в списках, а затем открыть только те записи, к которым у вас есть допуск!

Чтение новых сообщений в виджетах «Новые сообщения»

Вы можете получать входящие сообщения на свою личную страницу. Для этого необходимо добавить виджеты «Новые сообщения»:

На личной странице можно расположить несколько таких виджетов. Каждый будет фильтровать сообщения по заданным критериям:

Чтение сообщений другого сотрудника

Войдите в карточку нужного сотрудника.
В карточке кликните по ссылке «Сообщения».
Вы попадете на страницу сообщений нужного сотрудника:

Кликните по нужной записи

Просмотр своих сообщений

Выберите пункт верхнего меню «Сообщения».

Выберите пункт меню «Сообщения → Отправленные». Откроется страница «Отправленные»:

Поиск сообщений через поисковую систему

Наберите в окошке запроса поисковую фразу. Выберите «Сообщения» и нажмите «Искать»

Откроется список результатов поиска

результаты поиска в блогах интранет-портала

Поиск сообщений внутренней почты, используя Базу знаний

Войдите на страницу поиска по тегам Базы знаний, используя пункт главного меню «База знаний → Поиск по тегам»
Или кликните в верхнем меню по ссылке «Теги».
В открывшемся окне поиска выберите теги для поиска (вы можете использовать логические операции И, ИЛИ, НЕ).

Выберите «Найти в сообщениях». В окне результатов поиска появится список подходящих сообщений.

Отправка сообщения

Подготовка нового сообщения

Выберите пункт меню «Сообщения → Написать сообщение»,

Откроется страница нового сообщения. В верхней части страницы задайте допуск к записи, отметьте, является ли запись «по делу», задайте тему:

При помощи текстового редактора добавьте запись, вставьте фотографии и ссылки, осуществите необходимое форматирование текста.
Нажмите «Сохранить». Запись будет сохранена в черновике:

Проверьте сообщение. Если все нормально, нажмите «ОПУБЛИКОВАТЬ!»
Нажмите «Править», если необходимо внести изменения.
Или нажмите «Очистить», если вы передумали отправлять это сообщение.
Начиная с версии 2.3 упростилось добавление ссылок на файлы. Нажмите «Прикрепить файлы», и откроется интерфейс добавления файлов:

прикрепление файлов к сообщению внутренней почты

Добавьте нужные файлы и нажмите «Закончить».

Использование черновика

В черновике остается последнее сохраненное сообщение, если вы его не удалили и не опубликовали. Таким образом, к оставленному в черновике сообщению можно в любой момент вернутся и закончить работу над ним.

Добавление тегов Базы знаний к сообщению

На странице «Сообщения» выделите нужное сообщение. В меню редактирования выберите кнопку «Редактировать»:

Откроется страница добавления тегов:

Для того, чтобы присоединить новый тег к сообщению, выберите нужный тег, двигаясь по иерархической структуре категорий (в левой части окна):

Для того, чтобы удалить тег, кликните по нему (в правой части окна):

Выберите «Закончить».

Общение в интранет-портале

Чтение информации об активности читателей сообщения

Откройте интересующее вас сообщение. Внизу страницы можно увидеть, насколько оно популярно:

Чтобы увидеть список ответов, кликните по ссылке «ответов»:

Чтобы увидеть комментарии, кликните по ссылке «комментариев»:

Как согласиться с автором сообщения

Откройте интересующее вас сообщение. Внизу страницы кликните по ссылке «Согласиться».

Как откомментировать сообщение

Откройте интересующее вас сообщение. Внизу страницы кликните по ссылке «Комментарий».
Введите текст сообщения и нажмите «Сохранить»:

Как ответить на сообщение

Откройте интересующее вас сообщение. Внизу страницы кликните по ссылке «Ответить».
Откроется страница добавления сообщения (о том, как добавить сообщение, см. здесь). Измените тему, если нужно, вставьте текст записи, воспользовавшись текстовым редактором. Изменить допуск не удастся, поскольку допуск на ответ к записи должен быть таким же, как и к самой записи.
Нажмите «Сохранить»

Модерация и администрирование

Для модерации сообщений сотрудник должен иметь допуск blog_security или security.

Просмотр ВСЕХ сообщений

Если у вас есть допуск на модерацию сообщений, выберите пункт меню «Сообщения → Все входящие».
Войдите в пункт главного меню «Модерация»
Откроется список сообщений в хронологическом порядке, включая отключенные сообщения, которые будут видны перечеркнутыми:

Выберите запись, которая вас заинтересовала. Кликните по ее теме.

Отключение сообщения

Откройте нужное сообщение (см. Просмотр ВСЕХ сообщений).
Нажмите «Заблокировать».
Откроется окно изменения статуса сообщения. Отметьте «Заблокировать» и напишите причину отключения. Нажмите «Сохранить»:

Включение сообщения

Откройте нужное сообщение (см. Просмотр ВСЕХ сообщений).
Нажмите «Заблокировать».
Откроется окно изменения статуса сообщения. Снимите отметку «Заблокировать» и напишите причину снятия отключения. Нажмите «Сохранить».

Администрирование

Глобальная переменная max_rows отвечает за количество строк в выборке в таблицах интранет-портала, в том числе и на страницах «Отправленные» и «Входящие». Если размер строк больше этой величины, то выборка отражается на нескольких страницах, а пользователь пользуется соответствующими кнопками со стрелками внизу таблицы для перехода между ними.

По умолчанию, значение равно 25.

Глобальная переменная max_rows1 отвечает за количество строк в выборке в динамических таблицах интранет-портала, в том числе и на странице «Сообщения».

По умолчанию, значение равно 50.

Глобальная переменная vids_blogs отвечает за количество строк в виджетах «Новые сообщения».

По умолчанию, значение равно 10.

Настройка отправки уведомлений

Программа позволяет настроить получение сотрудниками уведомлений на их электронную почту о получении адресованных им сообщений.

Чтобы настроить получение уведомлений необходимо присвоить переменной messages_personal значение true.

Уведомление будет отправлено, если в базе данных хранятся электронные адреса получателя сообщения и отправителя. Уведомление будет содержать текст исходного сообщения. В качестве обратного адреса будет указан адрес электронной почты отправителя.

Если нет желания, чтобы дальнейшая переписка осуществлялась по электронной почте (минуя интранет-портал), задайте переменную reply_address. Тогда в качестве обратного адреса будет указано значение переменной.

Пример: