Введение

Принципы организации документооборота

Каждый сотрудник хранит свои документы (файлы) в собственной структуре каталогов. Основная страница для работы с документами — «Документы»:

Страница Документы интранет-портала

Программа накладывает ограничения на объем хранимых файлов и общей объем файлов сотрудника. Максимальный размер файла, который можно загрузить в базу данных ограничен 20971520 байтами. Компания может ограничить этот размер, переопределив глобальную переменную max_file_size. Общий размер файлов сотрудника регулируется другой переменной — max_files_size. По умолчанию, он равен 50000000 байтам.

Документы сотрудника можно смотреть как в структуре каталогов, так и в виде списка в обратной хронологической последовательности.

Наряду с документами сотрудников, существуют также и документы компании. Они хранятся в 4 разделах:

  • Общие документы— раздел предлагается использовать для хранения документов, допуск к которым открыт всем сотрудникам. Например, это могут быть учредительные документы, всякие инструкции, распоряжения и приказы общего характера, бланки, шаблоны документов, рекламные материалы. За ведение данного раздела отвечает сотрудник, обладающий ролью general_files_editor.
  • Входящие компании — раздел предлагается использовать для хранения сканов входящей корреспонденции: писем, рекламаций, уведомлений и тому подобное. За ведение данного раздела отвечает сотрудник, обладающий ролью in_files_editor. Начиная с версии 2.5 существует возможность загружать файлы в этот раздел непосредственно с почтового сервера (POP3 или IMAP).
  • Исходящие компании — раздел предлагается использовать для сканов исходящей корреспонденции, а также для копий документов сотрудников, которые они направляют в данный раздел. За ведение данного раздела отвечает сотрудник, обладающий ролью out_files_editor .
  • Внутренние компании— раздел предлагается использовать для хранения приказов, распоряжений, инструкций. За ведение данного раздела отвечает сотрудник, обладающий ролью inner_files_editor .

Существует альтернативный интерфейс операций с файлами и каталогами — страница редактирования структуры каталогов:

Страница редактирования структуры каталогов

Документ может иметь 5 видов допуска: персональный, общий, по рабочей группе, по проекту, по подразделению. Сотрудник, не имеющий допуска к документу, не сможет его открыть.

Каждый документ может иметь неограниченное число копий. При удалении копии, остальные копии остаются. При удалении самого документа уничтожаются и все его копии. Основное применение копий документа — организация различных видов допуска на один и тот же документ.

Пример: сотрудник работает над документом в рамках рабочей группы. Он сохраняет документ, установив ему первоначально персональны допуск без допущенных лиц (то есть, никто не сможет открыть документ, кроме него самого). Затем, когда документ более-менее готов, сотрудник делает копию документа и открывает к ней допуск для своей рабочей группы. Таким образом организуется обсуждение документа, результатом которого вырабатывается готовый вариант. Документ нужно послать на согласование. С этой целью создается еще одна копия документа с допусками тем сотрудникам, визы которых необходимо получить. После этого документ направляется на утверждение. С этой целью делается еще одна копия, которая направляется руководителю предприятия. Когда документ утвержден, владелец сохраняет еще одну копию в разделе «Внутренние документы компании». В результате было организовано несколько независимых веток обсуждения документа в различных группах, и была сохранена конфиденциальность этих обсуждений.

Программой предусмотрена работа с версиями: пока документ находится в разработке, его владелец может хранить несколько версий документа (такая возможность и количество версий определяются администратором интранет-портала глобальными переменными files_versions и max_files_versions.

Карточка документа — основная страница работы с документом, где отображаются все атрибуты и свойства документа, а также осуществляется большинство операций с ним:

Карточка документа

Для быстрого получения допуска к новым документам предусмотрены страницы «Новые документы», а также соответствующие виджеты:

Новые документы

Чтобы документ был виден в новых документах, он должен быть Опубликован (это необязательно для документов компании).

Поиск папок и документов

Поиск документов при помощи системы поиска.

  1. Наберите в окне поиска ключевую фразу. Выберите во всплывающем списке «Документы». Нажмите «Искать»:
    2. Поиск в документах в интранет-портале
  2. Откроется таблица с результатами поиска:
    3. Результаты поиска документов
  3. Если кликнуть по названию документа, откроется его карточка
    4. Карточка документа
  4. Можно также кликнуть по названию каталога, тогда откроется папка, в которой хранится документ

Поиск документов в «Моих документах»

  1. Выберите пункт меню «Документы → Мои документы»:
    2. меню - Мои документы интранет-портала EXXO.ru
    или в верхнем меню выберите «Документы»:
    Документы верхнего меню интранет-портала EXXO.ru
  2. В открывшемся окне выберите нужную папку или документ, двигаясь по структуре папок, как в обычном файловом менеджере:
    3. выделить файл
    Кликните по файлу, чтобы закрепить выделение. Если нужно снять выделение, еще раз кликните по файлу.
  3. При наведении курсора на документ в правом окошке появляется уточняющая информация о нем.
  4. Кликните по «Сохранить» или «Открыть». Если кликнуть по «Свойства», откроется карточка документа.
  5. Либо воспользуйтесь меню редактирования:
    6. выделить файл

Поиск новых документов в «Моих документах»

  1. Выберите пункт меню «Документы → Мои документы»:
    2. меню - Мои документы интранет-портала EXXO.ru
    или в верхнем меню выберите «Документы»:
    Документы верхнего меню интранет-портала EXXO.ru
  2. Откроется страница со структурой папок. Кликните по ссылке «Список документов»:
    3. показать мои документы в виде списка
  3. Откроется страница со списком «Моих документов» в обратной хронологической последовательности:
    4. мои документы в виде списка
  4. Для сужения результатов можно воспользоваться фильтром:
    5. мои документы - фильтр

Поиск документов другого сотрудника

  1. Войдите в карточку сотрудника
  2. В карточке сотрудника кликните по «Документы».
  3. В открывшемся окне выберите нужную папку или документ, двигаясь по структуре папок, как в обычном файловом менеджере:
    4. структура папок и документов
  4. При наведении курсора на документ в правом окошке появляется уточняющая информация о нем.
  5. Кликните по файлу, чтобы закрепить выделение. Если нужно снять выделение, еще раз кликните по файлу.
  6. Кликните по «Сохранить» или «Открыть». Если кликнуть по «Свойства», откроется карточка документа. Меню редактирования здесь недоступно.

Поиск новых документов другого сотрудника

  1. Войдите в карточку сотрудника
  2. В карточке сотрудника кликните по «Документы».
  3. Откроется страница со структурой папок. Кликните по ссылке «Список документов»:
    4. показать мои документы в виде списка
  4. Откроется страница со списком «Моих документов» в обратной хронологической последовательности:
    5. список документов сотрудника
    В списке отражаются документы, к которым у пользователя есть допуск.
  5. Для сужения результатов можно воспользоваться фильтром:
    6. мои документы - фильтр

Поиск новых документов

  1. Выберите пункт меню «Новые документы».
    2. пункт меню новые документы
  2. Откроется страница «Новые документы»:
    3. список новых документов
  3. Для сужения результатов можно воспользоваться фильтром:
    4. новые документы - фильтр

Поиск документов компании

  1. Выберите в меню один из разделов документов компании:
    2. Общие документы - меню интранет-портала EXXO.ru
  2. В открывшемся окне выберите нужную папку или документ, двигаясь по структуре папок, как в обычном файловом менеджере:
    3. Структура папок
  3. При наведении курсора на документ в правом окошке появляется уточняющая информация о нем.
  4. Кликните по файлу, чтобы закрепить выделение. Если нужно снять выделение, еще раз кликните по файлу.
  5. Кликните по «Сохранить» или «Открыть». Если кликнуть по «Свойства», откроется карточка документа. Меню редактирования доступно только при наличии соответствующего допуска.

Поиск новых документов компании

Ознакомится с новыми документами (общими и компании) можно следующими способами:

  1. Выбрать пункт меню «Документы → Новое в компании»:
    2. Новые документы - меню интранет-портала
  2. Откроется страница со списком «Новых документов компании» в обратной хронологической последовательности:
    3. новые документы компании
  3. Для сужения результатов можно воспользоваться фильтром:
    4. мои документы - фильтр

Поиск документов, используя Базу знаний

  1. Войдите на страницу поиска по тегам Базы знаний, используя пункт главного меню «База знаний → Поиск по тегам».
  2. В открывшемся окне поиска выберите теги для поиска (вы можете использовать логические операции И, ИЛИ, НЕ). Выберите «Найти в файлах». В окне результатов поиска появится список подходящих документов.
    3. поиск документов в Базе знаний в интранет-портале

Функции редактирования на странице «Документы»

Как открыть страницу «Документы»

Чтобы попасть на страницу редактирования собственных документов:

  1. Выберите пункт меню «Документы → Мои документы»:
    2. пункт меню Мои документы
    или выберите в верхнем меню пункт «Документы».
  2. Чтобы редактировать документы компании, выберите в меню соответствующий раздел «Документов компании»
    3. Общие документы в главном меню интранет-портала EXXO.ru
    Для редактирования документов компании нужны соответствующие роли!
  3. Панель редактирования находится над окошком «Информация о документе» в правом верхнем углу:
    4. Панель редактирования документов интранет-портала EXXO.ru

Добавление нового каталога

  1. Откройте страницу работы с файлами
  2. Двигаясь по структуре папок войдите в каталог, куда вы хотите добавить новый каталог.
  3. Кликните по кнопке «Добавить каталог» панели редактирования:
    4. Добавить каталог
  4. В появившемся диалоговом окне введите имя каталога.

Сохранение нового файла

  1. Откройте страницу работы с файлами
  2. Двигаясь по структуре папок войдите в каталог, куда вы хотите сохранить новый файл.
  3. Кликните по кнопке «Добавить файл» панели редактирования:
    4. Добавить документ
  4. Заполните форму добавления документа:
    5. Добавление документа
  5. Нажмите «Сохранить»

    6. Если вы указали в поле «Допуск» значение, отличное от «Общий», то документ не будет виден никому кроме вас. Вам необходимо зайти в «Свойства» и открыть допуск для выбранных сотрудников, рабочей группы, проекта или подразделения.

Сохранение нескольких файлов

  1. Откройте страницу работы с файлами
  2. Двигаясь по структуре папок войдите в каталог, куда вы хотите сохранить файлы.
  3. Кликните по кнопке «Добавить файлы» панели редактирования:
    4. Добавить документы
  4. Откроется страница добавления файлов:
    5. Страница добавления нескольких файлов
  5. Добавьте необходимые файлы. Для этого либо нажмите «Выбрать файлы» и выберите файлы в открывшемся окошке, либо просто «перетащите» файлы из окошка проводника.
  6. Нажмите кнопку «Загрузить файлы»:
    7. Файлы для загрузки
  7. После окончания загрузки выберите пункт верхнего меню «Закончить»
  8. Не забудьте присвоить документам соответствующие атрибуты и установить допуски.

Сохранение новой версии документа

  1. Откройте страницу работы с файлами
  2. Выделите нужный документ.
  3. Кликните по кнопке «Добавить версию документа» панели редактирования:
    4. Добавить документ
  4. Выберите файл для сохранения в виде новой версии.
  5. Нажмите «Сохранить»

Удаление документа или каталога

  1. Откройте страницу работы с файлами
  2. Выделите нужный документ или войдите в каталог, который хотите удалить (каталог должен быть пустым).
  3. Кликните по кнопке «Удалить» панели редактирования:
    4. Удалить документ или каталог

Перемещение документа в другой каталог

  1. Откройте страницу работы с файлами
  2. Выделите нужный документ.
  3. Кликните по кнопке «Переместить» панели редактирования:
    4. Переместить документ или каталог
  4. В появившейся структуре папок выберите папку, куда нужно переместить документ или каталог:
    5. Перемещение документа в другую папку в интранет-портале EXXO.ru

Изменение свойств файла.

  1. Откройте страницу работы с файлами
  2. Выделите нужный документ.
  3. Кликните по кнопке «Свойства» панели редактирования:
    4. кнопка Свойства документа
  4. Откроется страница редактирования свойств документа:
    5. Свойства документа

Карточка документа (основные понятия)

Карточка документа — страница, отображающая всю информацию о документе, его атрибуты, позволяющая его открыть, сохранить или удалить, найти все его сохраненные копии и версии, а также выполнять определенные действия с документом, меняющие его статус.

Как открыть карточку документа

  1. На странице «Документы» выделите документ и кликните по ссылке «Карточка документа»:
    2. Как открыть карточку документа
  2. Откроется Карточка документа:
    3. Карточка документа

Основные поля карточки документа

УТВЕРЖДЕН — поле в верхнем правом углу. Возникает, если данный документ утвержден начальником автора документа. При нажатии на ссылку появляется список подписантов:

Список подписантов

Файл — поле отражает название документа, имя файла и его тип.

Создан — дата создания документа

Версия — дата создания открытой версии (если хранится несколько версий).

Действия — хранящийся файл можно сохранить на диск или открыть:

Если документ посылается на утверждение, то видны еще две ссылки: «УТВЕРДИТЬ» и «НА ДОРАБОТКУ». При нажатии на «НА ДОРАБОТКУ» открывается страница редактора сообщений, где можно указать причину отказа в подписании документа.

Если документ посылается на согласование, то видны другие две ссылки: «ВИЗИРОВАТЬ» и «НА ДОРАБОТКУ». При нажатии на «НА ДОРАБОТКУ» открывается страница редактора сообщений, где можно указать причину отказа в подписании документа:

На доработку

Изображение — если документ представляет собой графический файл, программа генерирует его уменьшенную копию, которая и отображается в этом пункте:

Иконка файла

Описание — приводится описание документа.

Владелец — автор документа, его фотография и активная ссылка на карточку сотрудника - автора документа.

Каталог — активная ссылка на папку, в которой хранится документ (копия документа).

Допуск — в зависимости от типа допуска: список сотрудников, наименование подразделения, рабочей группы, проекта. Чтобы отредактировать допуск, необходимо кликнуть по ссылке. Откроется страница «Свойства документа».

Теги Базы знаний — отображается список тегов в виде активных ссылок. При нажатии на ссылку открывается страница с результатами поиска по данному тегу. Если кликнуть по «Теги базы знаний», то откроется страница с результатами поиска по всем прикрепленным тегам.

Версии файла — отображается список сохраненных версий в виде активных ссылок. При нажатии открывается карточка данной версии документа.

Скачали — отображается количество сотрудников, открывших файл. При клике по ссылке открывается список открывших документ и время открытия.

Статус версии — одно из: «Не опубликована» или «Опубликована».

Этап подготовки — одно из: «Документ в работе», «Документ готов», «Документ направлен на согласование», «Документ направлен на утверждение», «Документ утвержден», «Документ утвержден. Копия направлена во Внутренние», «Документ утвержден. Копия направлена в Исходящие», «Документ готов. Копия направлена в Исходящие», «Документ готов. Копия направлена во Внутренние».

Копии документа — если есть копии документа, то отображается список активных ссылок на карточки данных копий документа.

Обсуждения — если документ отсылался на обсуждение, согласование или утверждение (есть сообщения, ссылающиеся на данный документ), то в данном пункте содержатся активные ссылки, ведущие к данным сообщениям внутренней почты.

Визы — содержится список сотрудников, к которым данная версия документа была отослана на согласование, и их решение:

Визы

Предупреждения — в верхней части карточки документа могут отображаться следующие предупреждения: «Заблокировано модератором», «Запрашиваемая вами версия файла доступна, но была изменена! Актуальная версия находится здесь», «Запрашиваемой вами версии файла не существует! Вместо нее загружена актуальная версия файла», «Это копия! см. Оригинал документа».

Карточка документа — действия с документом

Если пользователь является владельцем документа, либо если у пользователя есть соответствующая роль для редактирования документа, в правой части карточки документа появляется меню. Набор пунктов меню различается в зависимости от статуса версии и этапа подготовки документа.

меню действий с файлом в карточке документа

Новая версия — при выборе данного пункта меню появляется форма выбора файла:

добавление новой версии

При нажатии на «Сохранить» программа запишет новую версию документа.

Удалить файл — если удаляется копия, программа удалит только эту копию документа. Если же удаляется документ, содержащий копии, то удалятся все копии документа. Перед выполнением запрашивается подтверждение.

Опубликовать — при выборе данного пункта документ становится виден всем допущенным на странице «Новые документы», а также в виджетах. Если документ не опубликован, его можно найти, зайдя на страницу «Документы» его владельца, а также в результатах поиска (но не на странице «Новые документы» и не в виджетах).

Отправить — при выборе данного пункта открывается редактор сообщений внутренней почты. Эта функция — альтернатива пункта «Опубликовать». Она хороша, когда вместе с файлом необходимо послать какое-либо сообщение получателям документа. Получатель сообщения может открыть вложенный документ по ссылке. Данная функция необходима при организации обсуждения документа.

Отправить на согласование — при выборе данного пункта открывается редактор сообщений внутренней почты, а документ приобретает статус «Отправлен на согласование». Отправитель документа может и не отправлять сообщения. В таком случае желательно, чтобы документ был опубликован.

Отправить на утверждение — при выборе данного пункта открывается редактор сообщений внутренней почты, а документ приобретает статус «Отправлен на утверждение». Отправитель документа может и не отправлять сообщения. В таком случае желательно, чтобы документ был опубликован.

Закончить разработку — если этап подготовки документа — «Документ в работе», то при выборе данного пункта он меняется на «Документ готов».

Создать копию документа — данный пункт необходим, если нужно адресовать документ различным группам пользователей. Например, одна копия документа создается для обсуждения в рамках рабочей группы, другая — для согласования документа с конкретными специалистами, от которых требуется получить визы, третья — для утверждения у руководителя компании. Фактически, копии — это один и тот же документ, но имеющий разные допуски, и, соответственно, разные несвязанные ветки обсуждения.

Разблокировать — пункт меню позволяет модератору разблокировать документ.

Заблокировать — пункт меню позволяет модератору заблокировать документ.

Копия во внутренние — пункт меню создает копию документа и помещает ее во внутренние документы компании.

Копия в исходящие — пункт меню создает копию документа и помещает ее в исходящие документы компании.

Добавить в альбом — пункт меню, расположенный под основным меню.

Добавить в альбом

Появляется, когда файл является изображением. Позволяет добавить изображение в один из альбомов пользователя. Если документ принадлежит компании, то позволяет добавить изображение в один из альбомов компании.

добавление в альбом

Редактирования структуры каталогов

Большинство операций, доступных на странице редактирования каталогов, можно осуществить непосредственно со страницы «Документы».

Как открыть страницу редактирования структуры каталогов

Чтобы попасть на страницу редактирования собственных папок:

  1. Выберите пункт меню «Документы → Мои документы»:
    2. пункт меню Мои документы
    или выберите в верхнем меню пункт «Документы».
  2. На открывшейся странице выберите пункт верхнего меню «Настройка»

    3. Чтобы отредактировать структуру папок Компании:

  1. Войдите в соответствующий раздел Документов компании:
    2. Разделы Документов компании
  2. На открывшейся странице выберите пункт верхнего меню «Настройка» (для данной операции должен быть соответствующий допуск к выбранному разделу).

Откроется страница редактирования структуры папок:

Редактирование папок и документов в интранет-портале EXXO.ru

Добавление нового каталога

  1. Откройте страницу редактирования структуры каталогов
  2. Подведите курсор к нужному каталогу. В появившемся меню выберите «Добавить каталог»:
    3. Добавить каталог - меню
  3. В появившемся окне запроса введите название нового каталога.

Перемещение каталога или файла в другое место

  1. Откройте страницу редактирования структуры каталогов
  2. Подведите курсор к нужному каталогу или файлу. В появившемся меню выберите «Переместить»:
    3. Переместить каталог - меню
  3. Появится список каталогов, куда возможно переместить нужный каталог или файл:
    4. Куда переместить каталог
  4. Кликните по нужной папке.

Удаление каталога или файла

  1. Откройте страницу редактирования структуры каталогов
  2. Подведите курсор к нужному каталогу или файлу. В появившемся меню выберите «Удалить»:
    3. Удаление каталога или файла

ВНИМАНИЕ: программа удалит только пустой каталог!

Изменение названия каталога или файла

  1. Откройте страницу редактирования структуры каталогов
  2. Подведите курсор к нужному каталогу или файлу. В появившемся меню выберите «Изменить название»:
    3. Изменение название каталога или документа в интранет-портале EXXO.ru
  3. В появившемся окне запроса измените название каталога или файла.

Сохранение файла в выбранном каталоге

  1. Откройте страницу редактирования структуры каталогов
  2. Подведите курсор к нужному каталогу. В появившемся меню выберите «Сохранить файл»:
    3. Сохранение файла - меню
  3. Заполните форму с характеристиками файла:
    4. Форма добавления документа

Если вы указали в поле «Допуск» значение, отличное от «Общий», то документ не будет виден никому кроме вас. Вам необходимо зайти в «Свойства» и открыть допуск для выбранных сотрудников, рабочей группы, проекта или подразделения.

ВНИМАНИЕ: Поля формы «Описание» и «Тэги» очень важны для правильного поиска документов при работе в интранет-портале. Не оставляйте эти поля пустыми и пишите в них действительно характеризующие документ слова

Сохранение нескольких файлов

  1. Откройте страницу редактирования структуры каталогов
  2. Подведите курсор к нужному каталогу. В появившемся меню выберите «Сохранить файл»:
    3. Сохранение нескольких файлов - меню
  3. Откроется страница добавления файлов:
    4. Страница добавления нескольких файлов
  4. Добавьте необходимые файлы. Для этого либо нажмите «Выбрать файлы» и выберите файлы в открывшемся окошке, либо просто «перетащите» файлы из окошка проводника.
  5. Если необходимо сохранить данные, общие для всех выбранных файлов, выберите пункт меню «Метаданные» и заполните поля формы.
  6. Нажмите кнопку «Загрузить файлы»:
    7. Файлы для загрузки
  7. Не забудьте присвоить документам соответствующие атрибуты и установить допуски.

Изменение информации о документе

  1. Откройте страницу редактирования структуры каталогов
  2. Наведите курсор на нужный файл и выберите в появившемся меню «Изменить данные»:
    3. изменить данные - меню
  3. Измените данные в появившейся форме и нажмите «Сохранить»:
    4. Изменение данных о документа в интранет-портале EXXO.ru

Изменение свойств файла

  1. Откройте страницу редактирования структуры каталогов
  2. Подведите курсор к нужному документу. В появившемся меню выберите «Свойства»:
    3. изменить свойства документа - меню
  3. Появится страница «Свойства файла»:
    4. Свойства файла
  4. Внесите соответствующие изменения и нажмите «Сохранить».

Сохранение новой версии документа

  1. Откройте страницу редактирования структуры каталогов
  2. Подведите курсор к нужному документу. В появившемся меню выберите «Новая версия»:
    3. сохранить версию файла - меню
  3. В диалоговом окне вставьте нужный файл:
    4. новая версия файла
  4. Нажмите «Сохранить».

Загрузка файлов с сервера электронной почты в папку «Входящие документы компании»

Чтобы забрать документы, поступившие на определенный почтовый ящик, и сохранить их в разделе «Входящие документы компании»:

  1. Зайдите в раздел «Входящие документы компании»
  2. В верхнем меню выберите пункт «Настройка»
  3. Кликните по ссылке «Загрузить с почты», находящейся под главным меню. Документы из каждого сообщения сохранятся в отдельную папку с именем, состоящим из времени получения и темы сообщения. В описание документа сохранится текст сообщения.

Для осуществления этих действий нужно обладать ролью in_files_editor.

Страница «Свойства документа»

Для установления допуска на документы, редактирования названия, описания, ключевых слов, присоединения тегов Базы знаний, а также изменения политики сохранения версий применяется страница «Свойства документа». Все операции требуют, чтобы пользователь был либо владельцем документа, либо, если это документ компании, имел допуск для редактирования в соответствующем разделе.

Как открыть страницу «Свойства документа»

Страницу «Свойства документа» можно открыть двумя способами:

  1. Со страницы «Документы»
  2. Со страницы редактирования структуры документов и каталогов

Откроется страница редактирования свойств документа:

Свойства документа

Установление допуска на документ

Установите нужный допуск в соответствующем разделе. Подробнее см. установление допуска на документы.

Изменение названия документа, его описания и ключевых слов

  1. Откройте страницу редактирования свойств документа
  2. Внесите изменения в соответствующие разделы:
    3. Измените имя, описание и ключевые слова документа
  3. Нажмите «Сохранить»

Версии документа

Когда вы выбираете функцию «Сохранить версию», программа будет действовать в соответствии с выбранной вами политикой сохранения версий применительно к данному документу:

  • Если вы отмечаете поле «Сохранять версии», программа при сохранении новой версии не будет удалять старую, то есть будет одновременно хранить несколько версий документа (по умолчанию — 3 последних версии).
  • Если поле «Сохранять версии» остается не отмеченным, программа хранит только последнюю версию документа:
    • версии документа

Сохранение нескольких версий возможно, если документ имеет статус «в работе». Как только пользователь отмечает, что документ завершен, программа сохраняет только последнюю версию.

Администратор интранет-портала может изменить количество хранимых версий документа, переопределив глобальную переменную max_files_versions, или полностью отключить возможность хранить несколько версий, переопределив переменную files_versions (См. глобальные переменные интранет-портала).

Теги Базы знаний

  1. Откройте страницу «Свойства документа»
  2. Для того, чтобы определить теги базы знаний, кликните по ссылке «Изменить»:
    3. изменить теги базы знаний
  3. Откроется страница добавления тегов:
    4. страница добавления тегов
  4. Для того, чтобы присоединить новый тег к документу, выберите нужный тег, двигаясь по иерархической структуре категорий (в левой части окна):
    5. присоединение тегов
  5. Для того, чтобы удалить тег, кликните по нему (в правой части окна):
    6. удаление тега
  6. Выберите «Закончить».

Система допусков к документам

С целью обеспечения безопасности хранения информации, документы в интранет-портале имеют несколько видов допуска:

  1. Общий допуск — документ виден и доступен всем пользователям интранет-портала.
  2. Допуск по проекту — документ виден и доступен только членам рабочих групп, входящих в определенный проект.
  3. Допуск по рабочей группе — документ виден и доступен только участникам определенной рабочей группы.
  4. Допуск по подразделению — документ виден и доступен только работникам данного подразделения.
  5. Персональный допуск — документ виден и доступен только сотрудникам, внесенным в список, определяемый владельцем документа. Если список пуст, то доступ к документу имеет только его владелец.

Документ с ограниченным допуском становится невидим для сотрудников, не обладающих допуском к этому документу, когда они будут просматривать список новых документов, а также в соответствующем виджете. Если же такие сотрудники просматривают структуру каталогов соответствующего владельца документа, они смогут там увидеть этот документ, но не смогут его открыть.

Установление допуска на документ

  1. Во время сохранения документа выберите соответствующий вид допуска. По умолчанию устанавливается Персональный допуск (это значит, что если вы не произведете никаких дополнительных действий, то документ не будет виден никому, кроме вас.
    2. Установления вида допуска во время сохранения документа
  2. Откройте страницу «Свойства документа»
    3. Страница свойств документа
  3. Проведите настройку допуска в соответствии с выбранным видом допуска. Если допуск общий, то никаких действий производить не нужно. Если допуск по проекту, выберите в раскрывающемся списке необходимый проект, если допуск по рабочей группе — рабочую группу, если по подразделению — подразделение.
    Если допуск персональный, выберите в списке сотрудников, которых необходимо внести в список допуска. В процессе выбора появится список допущенных сотрудников. Если вы захотите удалить сотрудника из списка, кликните по нему.
    4. Установление допуска к документу
    В версии 2.3 при добавлении персонального допуска появилось три новых интерфейса: поиск по списку, по фотографии, по подразделению. Вы можете воспользоваться одним из них.

Модерация и администрирование

Модерация

В интранет-портале на базе Intranet EXXO.ru для осуществления функций модератора нужно обладать специальной ролью. Для модуля «Документооборот» необходима роль files_security (роль security, объединяющая модераторские функции в модулях: «Документооборот», «Фотоальбомы», «Сообщения», также подойдет).

Модератор, просматривая страницу «Новые документы» видит все документы и может их открывать:

Список документов для модерации

Если какой-то документ он считает нежелательным, он его блокирует, выбирая соответствующий пункт меню из карточки документа.

Заблокированный документ в списке для модерации имеет перечеркнутое название, а карточка документа имеет предупреждение вверху: «Заблокировано модератором».

Модератор может разблокировать документ, выбрав соответствующий пункт меню:

Заблокированный документ

Если документ был опубликован, затем заблокирован, а затем разблокирован, то он меняет статус на «не опубликован».

При назначении модератора следует иметь ввиду, что этот сотрудник будет просматривать все без исключения документы. Поэтому это должно быть очень доверенное лицо. Возможно, лучше будет вообще не использовать эту функцию, чем поручить ее выполнение случайному человеку.

Настройка

Настройка производительности

Компания может устанавливать ограничения на использование дискового пространства хранилища документов сотрудниками, или, наоборот, при необходимости увеличивать эти квоты.

При помощи глобальной переменной max_file_size ограничивается размер файла, котоый можно сохранить в базе данных. По умолчанию, это значение задано равным 20971520 байт и его можно только уменьшить, если в этом есть необходимость (следует иметь ввиду, что сохранение крупных файлов перегружает сеть и замедлит работу сервера).

При помощи глобальной переменной max_files_size ограничивается общий размер файлов на одного сотрудника. По умолчанию, это значение задано равным 50000000 байт, что, скорее всего, быстро покажется недостаточным, и его нужно будет увеличить в соответствии с потребностями и возможностями компании.

При помощи глобальной переменной files_versions устанавливается возможность сохранять несколько версий одного документа, когда он находится на стадии разработки. По умолчанию, это значение 'true'.

При помощи глобальной переменной max_files_versions устанавливается максимальное количество сохраняемых версий одного документа. По умолчанию, это значение 3. Чем выше это значение, тем больше дискового пространства оказывается использовано.

Хранение документов в Intranet EXXO.ru по умолчанию настроено таким образом, что файлы хранятся на том же компьютере, на котором расположен и сам интранет-портал. Для небольшой компании или на начальном этапе этого может быть вполне достаточно. Но если в компании обмен электронными документами происходит в больших объемах, лучше организовать хранение документов в отдельных хранилищах. Intranet EXXO.ru позволяет подключать до 10 дополнительных хранилищ электронных документов.

Настройка внешнего вида

Глобальная переменная max_rows отвечает за количество строк в выборке в таблицах интранет-портала, в том числе и на странице «Новые документы». Если размер строк больше этой величины, то выборка отражается на нескольких страницах, а пользователь пользуется соответствующими кнопками со стрелками внизу таблицы для перехода между ними:

Стрелки перехода между страницами

По умолчанию, значение равно 25.

Глобальная переменная vids_docs отвечает за количество строк в виджетах «Новые документы». По умолчанию, значение равно 10.

Настройка получения входящей почты

В раздел «Входящие документы компании» можно загружать файлы непосредственно с почтового сервера по протоколам POP3 или IMAP.

Чтобы включить эту возможность, необходимо задать несколько переменных:

  • inner_docs_login — имя пользователя для регистрации на сервере (обычно адрес электронной почты).
  • inner_docs_pass — пароль для регистрации на сервере.
  • inner_docs_pop3 или inner_docs_imap — имя сервера входящей электронной почты. Если задан inner_docs_imap, то связь с сервером по протоколу imap, если inner_docs_pop3, то по протоколу pop3.

Можно настроить дополнительные параметры:

Если нужно сохранять файлы, пришедшие только с определенного почтового адреса, задают переменную inner_docs_from.

Переменная inner_docs_word задает ключевое слово, которое должно присутствовать в теме письма.

По умолчанию, файлы сохраняются с допуском, позволяющим их открыть только сотруднику, обладающему ролью in_files_editor. Далее этот сотрудник назначает роли документам, чтобы их могли увидеть другие сотрудники. Если присвоить переменной inner_docs_open начение true, сохраняемые файлы будут сразу доступны всем.

Пример:

<Parameter name="inner_docs_login" value="mail@mymail.ru" override="false"/>

<Parameter name="inner_docs_pass" value="mypass" override="false"/>

<Parameter name="inner_docs_imap" value="imap.mymail.ru" override="false"/>

<Parameter name="inner_docs_from" value="me@mymail.ru" override="false"/>

<Parameter name="inner_docs_open" value="true" override="false"/>

<Parameter name="inner_docs_word" value="my files" override="false"/>

Настройка нескольких хранилищ документов

Программа Intranet EXXO.ru, начиная с версии 2.0.5, позволяет использовать для хранения файлов электронных документов несколько дополнительных хранилищ (до 10). Это дает возможность значительно увеличить объемы хранимой информации, а также увеличить производительность интранет-портала.

Как создать хранилище документов

Дополнительное хранилище документов можно организовать, используя любой компьютер, работающий как под Windows, так и под Linux (Unix).

ВАРИАНТ А: Подключение в среде Windows, используя готовый пакет установки

Скачайте установочный архив:

files_store_32.zip — для 32 битной системы.

files_store_64.zip— для 64 битной системы.

Распакуйте архив в любое место.

Запустите сервер Postgresql, используя скрипт start.bat. После этого хранилище будет готово хранить документы.

ВАРИАНТ Б: Подключение в Linux, а также в Windows без использования готового пакета

  1. Установите самостоятельно сервер базы данных Postgresql на ваш компьютер.
  2. Откройте конфигурационный файл pg_hba.conf и замените строку 

    host    all             all               localhost              md5

    на

    host    all             all               all                    md5

    (либо вместо этого можно добавить строку с адресом компьютера, на котором установлен интранет-портал)

  3. Откройте конфигурационный файл postgresql.conf и замените строку 

    listen_addresses = 'localhost'

    на

    listen_addresses = '*'

  4. Запустите сервер Postgresql.
  5. Создайте при помощи консоли postgresql или при помощи программы pgAdmin пользователя exxo с правами суперпользователя и паролем iLikeEXXO, а также базу данных EXXO от имени этого пользователя.

    Такие значения пользователя, пароля и базы данных заданы по умолчанию. Если заданы глобальные переменные dbNamePortal, dbUserPorta, dbPassPortal, то во всех хранилищах следует задавать эти значения!

  6. Выполните в базе данных EXXO sql-запрос: 

    CREATE TABLE file_store(id int not null,bin bytea,PRIMARY KEY (id))

Вне зависимости от того, какой вариант А или Б вы выбрали, ваш компьютер теперь готов стать хранилищем документов. Теперь необходимо подключить этот компьютер к интранет-порталу.

Как подключить хранилище документов

Необходимо определить глобальные переменные, отвечающие за хранилища документов.

store_0 — отвечает на вопрос, следует ли программе сохоанять документы в хранилище под номером 0 (по умолчанию true).

dbHostStore_0 — определяет адрес хранилища 0 (по умолчанию localhost).

Существует два варианта, как относится к этим двум переменным:

ВАРИАНТ 1 (самый распространенный).

Документы сперва хранятся на том же компьютере, где установлен интранет-портал. Со временем встает вопрос о подключении дополнительного хранилища документов. Подключается хранилище номер 1. Для этого определяется переменная store_1 равной true, а переменная dbHostStore_1 определяет сетевой адрес хранилища 1. Чтобы остановить сохранение новых версий документов в хранилище 0, переменную store_0 переопределяют на false.

Затем также подключают хранилище 2 и так далее до 10.

ВАРИАНТ 2.

Изначально принимается решение не хранить документы на том же сервере, где установлен интранет-портал.

Тогда переменные store_0 и dbHostStore_0 используют для подключения стороннего хранилища. Если одновременно подключить несколько хранилищ, то программа будет решать, в какое из них сохранить документ, так, чтобы все они заполнялись приблизительно равномерно.

Такой подход будет способствовать быстродействию работы портала.

Вот пример конфигурации файла context.xml сервера приложений Tomcat: 

<Context>

   <WatchedResource>WEB-INF/web.xml</WatchedResource>

   <Parameter name="dbHostStore_1" value="192.168.0.2" override="false"/>

   <Parameter name="dbHostStore_2" value="192.168.0.4" override="false"/>

   <Parameter name="store_0" value="false" override="false"/>

   <Parameter name="store_1" value="false" override="false"/>

   <Parameter name="store_2" value="true" override="false"/>

</Context>

Запись в хранилище 0 (localhost) и хранилище 1 больше не ведется. Новые документы сохраняются в хранилище 2.