Создание Базы знаний крупной компании (wiki)
Руководством крупной компании была поставлена задача — создать единый справочник деятельности компании, который охватывал бы все процессы, начиная от закупок и производства и заканчивая каналами сбыта. При этом часть информации должна быть в открытом доступе, а часть должна иметь ограничения на доступ.
Сложная задача, которая вряд ли окажется по силам даже специально сформированной для этих целей рабочей группе.
К счастью, у нас есть интранет-портал на базе Intranet EXXO.ru 2 и административный ресурс.
Работу разделили на 2 этапа:
- Создание структуры тегов для наших целей.
- Создание непосредственно справочного материала.
Итак, 1 этап.
Ответственным за создание структуры тегов назначили Валентинова Семена Альбертовича, начальника HR-службы.
В связи с этим, ему была присвоена роль tagMaster, дающая ему возможность работать со структурой тегов.
Валентинов хорошо (может быть, лучше всех) знает структуру компании. Он создает тег wiki, который будет присоединяться ко всем записям нашего справочника. Он создает категории: кадры, финансы, закупки, производство, сбыт, маркетинг. Далее он назначает владельцами категорий топ-менеджеров, отвечающих за соответствующие участки. Категорию кадры он оставляет за собой.
Далее владельцы категорий создают в рамках своей категории новые категории тегов, конкретизирующие деятельность по определенным направлениям.
Так, например, финансовый директор создает категории: бухгалтерский учет, аудит, казначейство. Владельцами категорий он назначает сотрудников, способных продолжить это работу.
Таким образом постепенно создается сложная структура категорий и тегов. При этом сотрудники, отвечающие за эту деятельность, выполняют сравнительно небольшой объем работы. При этом они абсолютно разбираются в том, что они делают (разумеется, при правильной организации этой работы).
2 этап.
Создание соответствующих записей выполняется в подразделениях. Причем работа по созданию конкретных записей в справочнике поручается компетентным сотрудникам. Записи создаются с помощью модуля «Сообщения (Внутренняя-почта)».
Авторы записей присоединяют к записям необходимые теги, не забывая и о теге wiki. Сразу устанавливается определенный круг допущенных.
Другие сотрудники могут писать свои замечания к статьям справочника, поскольку записи отражаются у всех к ним допущенным в разделе «Входящие» сразу же после создания.
Автор записи может учитывать эти замечания, а может и нет. В любом случае, эти замечания останутся в базе знаний, и к ним можно будет вернуться, например, чтобы посмотреть альтернативную точку зрения.
Итак, справочник готов. Осталось воспользоваться системой поиска с помощью тегов Базы знаний, или обычной системой поиска в сообщениях.
Справочник «живой», в любой момент в него можно добавить соответствующие статьи, присоединив соответствующие теги.
Те же самые теги можно присоединять не только к сообщениям, но и к документам, а также к фотографиям.
Структура тегов также может быть расширена в случае необходимости.