Создание структуры тегов и категорий базы знаний
Мы уже познакомились с замечательными возможностями поиска по тегам базы знаний.
Демонстрация возможностей поиска была бы невозможна без заранее созданной структуры тегов и категорий.
Структура категорий и тегов имеет иерархическую структуру. Категория может включать в себя другие категории или теги. (Это очень напоминает файловую систему, где папки включают в себя другие папки и файлы). Категории имеют вспомогательное значение. Они служат для упорядочения тегов. Категории и теги имеют владельцев.
Для редактирования структуры тегов сотрудник должен обладать ролью boss (ему вообще можно все) или tagMaster. Рассмотрим, как строилась структура тегов для нашего примера базы знаний, описанной в предыдущей статье:
В нашем случае, созданием первоначальной структуры тегов занимался Иванов Иван Иванович, обладающий ролью boss. Он создал категорию «Изображения», а в ней создал категорию «Скриншоты» (возможно, далее Иванов И. И. создаст и другие категории верхнего уровня, но для простоты мы это оставим за кадром). Решается определенная задача: структурировать массив данных, связанных с изображениями страниц портала. Лучше всего с этой задачей может справится Петров П. П. , которому и делегируются соответствующие полномочия при помощи назначения его владельцем категории «Скриншоты»:
Следует отметить, что Петров не обладает ролями, которые позволяли бы ему редактировать структуру тегов Базы знаний, но являясь владельцем категории, он может внутри этой категории создавать структуру тегов и категорий любой сложности (разумеется, если он сделает что-то не то, его можно будет поправить).
Петров создает три категории: «Доступность», «Модули программы», «Характеристики», которые, как ему кажется, отражают разные аспекты структурируемой им информации. Потом он наполняет эти категории тегами.
Затем сотрудник, ответственный за добавление изображений в галереи компании, присоединяет к каждой фотографии соответствующие теги:
Что дальше? Допустим, количество изображений данной категории «Скриншоты» будет увеличиваться, какие-то скриншоты будут устаревать, какие-то страницы портала будут менять свой внешний вид с новыми версиями программы. Жизнь не стоит на месте, и База знаний должна учитывать это требование.
Петров, как ответственный за эту работу, должен будет добавлять новые категории и теги по мере необходимости. Чтобы чувствовать эту необходимость, он может предложить создать соответствующий внутренний сервис «Добавить тег в Базу знаний» (это тема отдельного разговора), чтобы все заинтересованные лица присылали ему свои предложения.
Когда структура информации станет настолько сложной, что он уже не будет достаточно компетентен во всех ее аспектах, он сможет назначить владельцами определенных категорий тех сотрудников, которые бедут экспертами в этих вопросах.
Итак, мы рассмотрели, как создавалась структура тегов Базы знаний, присутствующая в данной загруженной демонстрационной версии портала.
Создание структуры тегов и категорий реальной компании — сложный процесс, для реализации которого лучше создать соответствующую рабочую группу. Она должна будет проанализировать складывающуюся структуру информации на основе анализа сервисов портала: Сообщения, Документы, Фотоальбомы. Оценить потребности компании в тех или иных знаниях, и отслеживать эти потребности в дальнейшем, внося соответствующие изменения и добавления.