Управление знаниями (Knowledge Management)
Первые инструменты по Управлению знаниями (Knowledge Management) появились еще в 90х годах прошлого века, но их развитие происходило очень медленно, поскольку в основном они строились на специальных бланках (формах) опросов, которые сотрудники предприятий должны были добровольно заполнять, если считали, что им нужно поделиться своими знаниями с окружающими их коллегами. И даже если сотрудники хотели этим заниматься, формы быстро устаревали, и, поэтому, актуальность информации оставляла желать лучшего.
Времена меняются, и инструменты, основанные на модной теперь концепции Enterprise 2.0 (блоги, википедии, микроблоги), включенные почти во все современные интранет-решения для бизнеса, дают более широкие возможности в этой области, а сотрудники, вовлеченные в это, даже не подозревают, что участвуют в процессе накопления знаний.
Многие эксперты сходятся во мнении, что современные инструменты намного проще тех, что были раньше. Если раньше нужно было постоянно следить за сотрудниками, вовлеченными в процесс накопления знаний, чтобы они хранили свои материалы в определенном месте в определенном формате, то теперь этого не нужно. Достаточно внедрить систему поиска по блогам, перепискам, обсуждениям в рабочих группах.
Знания теперь хранятся не только в отдельных файлах, как это было раньше (хотя система совместного использования документов до сих пор применяется в большинстве интранет-решений. Знания прячутся в базах данных различных сервисов и становятся доступны через обычный браузер.
Для тонкой настройки поиска в большинстве решений по управлению знаниями используются мета-данные, тэги — ключевые слова, которые присоединяются пользователем к каждому блоку информации: записи в блоге, документу, фотографии. Существует два подхода к написанию тэгов:
Первый подход подразумевает, что каждый пользователь сам определяет, какие тэги он будет использовать для характеристики своей информации.
Второй подход, напротив, заключается в том, что система тэгов разрабатывается централизованно, исходя из конкретный потребностей предприятия.
Многие эксперты сходятся во мнении, что лучшие результаты в систематизации информации достигаются при применении второго подхода. Однако оппоненты этого подхода заявляют (и не без оснований), что излишние ограничения приводят к нарушению принципа простоты, а следовательно, у персонала снижается желание вообще пользоваться этими инструментами.
Правильное использование инструментов Enterprise 2.0 позволяет не только организовать необходимые коммуникации между сотрудниками, но и сохранить эту информацию для будущего. Эта систематизированная информация - корпоративная память, которая будет способствовать успеху компании на протяжении долгого времени.