Организация внутрифирменных коммуникаций с помощью интранет-портала
Основная функция любого интранет-портала – организация внутрифирменных коммуникаций. И от того, насколько хорошо он справляется с этой работой, можно судить о его эффективности.
Коммуникации бывают вертикальными и горизонтальными.
При вертикальных коммуникациях их участники находятся в отношениях «начальник-подчиненный». Они бывают как сверху-вниз, так и снизу вверх. Организация вертикальных коммуникаций обычно не вызывает особого труда.
Горизонтальные коммуникации предполагают относительную независимость участников друг от друга. Их гораздо сложнее правильно организовать.
Коммуникации бывают формальными и неформальными.
Формальные коммуникации осуществляются в соответствии с определенным регламентом. Неформальные коммуникации регламентирует лишь добрая воля их участников.
И наконец, коммуникации бывают «по делу», а бывают на темы, не связанные с работой.
Хороший интранет-портал должен облегчать все типы коммуникаций.
Начнем по порядку.
Вертикальные коммуникации бывают как «сверху-вниз», так и «снизу-вверх». Такие коммуникации делятся на директивные и информационные.
Информационные коммуникации: руководство информирует сотрудников о чем либо. Это может быть глобальная информация, например, миссия компании, ее цели, структура компании, учредительные документы. Любо это может быть информация о событиях: новости, назначения, мероприятия.
Интранет-портал должен содержать следующие инструменты для организации коммуникаций «сверху-вниз» или, иначе, «компания-сотрудник»:
- Информативный внутренний сайт, с помощью которого компания легко справляется с организацией вертикальных коммуникаций сверху-вниз. Сайт должен быть «живым», то есть отражать самую актуальную информацию о жизни компании.
- Корпоративные справочники, содержащие информацию о структуре компании, о ее территориальных офисах и сотрудниках.
- Сервис «Новости компании».
- Раздел «Документы компании», с помощью которого сотрудники могут получить доступ к документам, содержащим информацию о деятельности: приказы, регламенты, учредительные документы, сводные таблицы, входящие документы, исходящие документы, внутренние документы.
- Сервис «Фотоальбомы компании», где должны выкладываться фотографии с различных корпоративных мероприятий.
Чем лучше поставлена работа по организации коммуникаций «компания-сотрудники», тем проще сотрудникам, особенно новым, найти свое место в компании.
Коммуникации «снизу-вверх» или, иначе «подчиненный-начальник» в программе Intranet EXXO.ru можно организовать при помощи следующих инструментов:
- Электронный документооборот, который позволяет направлять руководству электронные документы на согласование и на утверждение.
- Внутренняя почта, позволяющая направлять руководству сообщения.
- Стандартные бизнес-процессы, с помощью которых можно организовывать такие процессы, как «Письмо руководству», «Задать вопрос руководству», «Предложение по улучшению» и так далее.
- Сервис «Опросы и голосования», который позволяет руководству узнавать мнение сотрудников по интересующим его вопросам.
Организовать горизонтальные коммуникации гораздо сложнее. Здесь интранет-портал предлагает как формализованные, так и не формализованные методы.
К формализованным методам относятся:
- Уже упомянутые «Стандартные бизнес-процессы», позволяющие формализовать (а, следовательно, упростить) взаимодействия между сотрудниками разных подразделений, оказывающие друг-другу различные услуги. Например, сотрудник отдела маркетинга оказывает услуги всем, кому требуются визитки, а системный администратор – всем, у кого проблемы с вычислительной техникой. Интранет-портал позволяет автоматизировать эти внутренние сервисы.
- Сервис «Бронирование переговорных (управление ресурсами)» значительно упрощает организацию работы переговорных комнат, а следовательно, уменьшает количество конфликтных ситуаций, возникающих между подразделениями и отдельными сотрудниками. Кстати, с помощью этого сервиса можно организовать расписание работы и других ресурсов, время использования которых делится между подразделениями или сотрудниками.
- Организация рабочих групп для совместного решения проблем организации, требующих подключения специалистов из разных подразделений. Рабочая группа создается в рамках проекта и имеет руководителя, который координирует ее работу. Интранет-портал предлагает для рабочей группы такие инструменты, как электронный документооборот и внутренняя почта. Оба модуля позволяют организовывать обсуждения как в рамках рабочей группы, так и в рамках проекта.
Все формальные методы регулируют рабочие коммуникации.
Все остальные методы являются неформальными. Они могут быть как «по делу», так и нет. Вот их неполный список:
- Статьи и блоги, комментарии к ним и «лайки». Позволяют сотрудникам делиться друг с другом своими мыслями как по рабочим тематикам, так и по бытовым.
- Обмен документами и обсуждения документов.
- Сообщения внутренней почты.
- Доска объявлений.
- Фотоальбомы сотрудников, комментарии к фотографиям и «лайки».
Неформальные коммуникации очень важны. Именно через них движется «живая» мысль. Они способствуют появлению новых идей.
Общение сотрудников на темы, не связанные с работой не следует встречать в штыки. С их помощью люди узнают друг друга. Такие сервисы, как Фотоальбомы, а также возможность писать блоги в сервисе внутренняя почта позволяют сотрудникам проявлять себя. Сейчас появилась концепция «социального интранета», переносящая опыт социальных сетей на корпоративные порталы. Разработчики Intranet EXXO.ru являются ее умеренными сторонниками.