Групповая работа в Интранет-портале
Для организации групповой работы с помощью интранет необходимо всего одно условие: внутренняя почта с гибкой системой допуска.
Интранет-портал на базе программы Intranet EXXO.ru имеет 5 видов допуска к документам и сообщениям внутренней почты:
- общий допуск, когда документ или блог открыт всем сотрудникам компании. Общий допуск имеют все документы, хранящиеся в разделе «Общие документы» компании.
- по подразделению, когда допуск открывается сотрудникам определенного подразделения, в котором числится владелец документа или сообщения. При этом владельцу информационного элемента предоставлена опция. Пусть он работник бухгалтерии. Бухгалтерия входит в управление финансов. Сотрудник может открыть доступ как для работников бухгалтерии (и всех ее подразделений), так и для работников всего управления финансов (более широкий круг допущенных).
- по рабочей группе, когда сотрудник выбирает одну из рабочих групп, в которых он состоит, чтобы предоставить допуск к своему документу или сообщению ее членам.
- по проекту, когда сотрудник выбирает один из проектов, в который он вовлечен, чтобы предоставить допуск к своему документу или сообщению его участникам.
- персональный, когда список допущенных владелец документа или сообщения формирует произвольно. Он может вообще оставить список пустым, тогда кроме него никто не сможет открыть документ или прочитать сообщение. Это можно применять для удаленной работы.
При такой системе допусков внутренняя почта и система электронного документооборота становятся мощным инструментом организации групповых коммуникаций.
В чем особенности такого подхода.
Прежде всего следует отметить, что вся переписка в рамках таких дискуссий документируется, к каждому сообщению и к каждому документу (при правильной организации дела) присоединяются теги базы знаний. Впоследствии все легко находится и используется. Есть компании, которых удалось свести к минимуму количество совещаний и планерок благодаря использованию социальных функций интранета. Когда записи дискуссий можно поднять и проверить, кто чего обещал, сотрудники начинают относиться гораздо более ответственно к своим словам. При помощи внутренней почты гораздо проще готовить поручения.
Кроме того, технология групповых обсуждений не допускает ни расширения, ни сужения числа участников. Все первоначально вовлеченные в процесс обсуждения видят его развития и могут влиять на принятие решений.
Более того, построение обсуждений проблем при помощи интранет позволяет вовлекать людей, находящихся в разных офисах, или в отпусках.
Все, кто сталкивался с организацией совещаний рабочих групп, знают, насколько это сложно. Здесь же этой проблемы совершенно не возникает. Обсуждение растянуто во времени и пространстве.
Не буду даже сравнивать организацию групповых дискуссий в интранет с обсуждениями, организуемыми по электронной почте: письма теряются, удаляются, остаются без ответа, ответы попадают не всем участникам. Когда все начинают писать друг другу, возникает путаница и так далее, и тому подобное.
Почему важно сузить круг участников обсуждения? Почему нельзя ограничиться общим допуском?
Во-первых, допуск, прежде всего, охраняет коммерческую тайну компании. В обсуждение ряда проблем можно вовлекать только «проверенных» сотрудников.
Во-вторых, даже, если тема дискуссии не секретная, это еще не значит, что важно получить мнение всех сотрудников. Если вы заходили на страницы комментариев новостных ресурсов интернета, вы поймете, о чем я говорю. Гораздо правильнее для решения конкретной проблемы образовать рабочую группу специалистов, мнение которых действительно поможет выработать эффективное решение.
Из всех видов допуска, на мой взгляд, наиболее эффективны: «по группе» и «по проекту».
Организация обсуждения на базе доступа «по подразделению» будет эффективным при решении внутренних проблем подразделения, либо, если дело касается бизнес-процесса.
Персональные обсуждения хороши для обмена конфиденциальной информацией между небольшим кругом участников. Рабочая группа в большинстве случаев будет более эффективна ввиду определенности ее статуса и целей.
И напоследок. Я часто слышу такую грустную историю: внедрили у себя в интранете форумы (или блоги), а они пустуют (или они используются для обмена сплетнями и анекдотами).
Мое мнение, что все здесь зависит от воли руководства: только оно в силах на своем примере перестать собирать бесконечные совещания и перейти на взаимодействие через интранет.
Продолжение следует...